Учет часовых поясов

• Добавлено: Счетчики времени согласования работают по часовому поясу согласующего. Подробнее

Заявки

• Изменено: Обновлён интерфейс окна эскалации. Добавлено отображение статуса занятости сотрудников (командировка, больничный, отпуск), группировка исполнителей по регионам с возможностью переключения режима отображения через свитчер, а также добавлен поиск по списку пользователей. Подробнее
• Исправлено: Ошибка 500 при создании заявки на услугу с типом "инцидент", если в услуге настроен обязательный согласующий. Теперь обязательный согласующий игнорируется, заявка создаётся без него
• Исправлено: Невозможность создания заявки при наличии доп. поля со справочником, содержащим более 1000 значений. Страница больше не перезагружается с потерей данных, заявка успешно создаётся
• Исправлено: Ошибка 500 при создании заявки на услугу, для которой настроена эскалация, если в поле «Приступить к заявке с» указана будущая дата. Теперь заявка сохраняется со статусом «Ожидает дату»
• Исправлено: После эскалации заявки при открытии состава группы ответственности отображались участники предыдущей группы. Теперь корректно показывается состав текущей (новой) группы ответственности
• Исправлено: При копировании заявки подставлялось описание, вложения и другие атрибуты от другой заявки, даже если у пользователя нет к ней доступа. Подробнее
• Добавлено: Фильтр «Отдел инициатора» в список заявок. Подробнее
• Добавлено: Автоматическое назначение исполнителей по значению дополнительного поля. Подробнее

Задачи

• Добавлено: Фильтр «Организация инициатора» в список задач. Подробнее
• Исправлено: При копировании задачи подставлялось описание, вложения и другие атрибуты от другой задачи, даже если у пользователя нет к ней доступа

Проекты

• Добавлено: Фильтр «Роль подчиненных» в список проектов. Подробнее

Справочник сотрудников

• Исправлено: Ошибка 500 при создании пользователя с уже существующим email. Теперь возвращается 400.
• Исправлено: Ошибка 500 при переходе в профиль пользователя для некоторых новых пользователей. Проблема также приводила к невозможности создания заявок по телефону.

База знаний

• Исправлено: Некорректный переход по ссылке на статью базы знаний, вставленной в другую статью. При копировании ссылки через меню и вставке в тело статьи больше не дублируется адрес, переход осуществляется корректно.
• Исправлено: Открытие корневой статьи вместо дочерней при клике средней кнопкой мыши (СКМ) по дочерней статье в дереве базы знаний. Теперь открывается именно та статья, по которой был выполнен клик.
• Исправлено: При редактировании статьи базы знаний информационный блок удалялся вместе с таблицей, расположенной под ним, при нажатии клавиши Delete. Теперь редактирование статьи (в том числе удаление таблицы) не влияет на информационный блок.

Услуги

• Добавлено: Внутренние инструкции для группы исполнителей. Подробнее
• Добавлено: Настройка автоматического назначения исполнителя на основании доп. поля

Справочники доп. полей

• Добавлено: Поиск внутри справочника. Подробнее
• Добавлено: Столбец «Исполнитель» для каждого значения для автоматического назначения исполнителя

Поиск и замена

• Добавлено: Возможность выполнять операции по поиску, замене и удалению исполнителей из справочников доп. полей

Системные настройки

• Добавлено: Добавлена возможность загрузки корпоративного логотипа в системных настройках. Подробнее
• Добавлено: Гибкая кастомизация навигационного меню. Подробнее
• Добавлено: Настройка времени ожидания оценки для задач в статусе «Проверка выполнения», с выставлением оценки «Отлично» (5). Подробнее

Почтовые уведомления

• Исправлено: В письмах некорректно формировалась ссылка на объект, вставленная в описание заявки/задачи/проекта. Теперь ссылка создаётся корректно и открывает нужный объект
• Добавлено: Настройка отображения изображений в почтовых уведомлениях. Подробнее

Системные задачи

• Изменено: Системная задача «Замена уволенных пользователей в доп. полях» теперь может заменять исполнителей. Подробнее

Отчеты

• Исправлено: В отчёт «Заявки на подчинённых и их группах ответственности» попадали заявки, где подчинённый является только обозревателем. Теперь в отчёт включаются только заявки, где подчинённые являются исполнителями или входят в группу ответственности

API

• Исправлено: Поле lastModifiedDate не обновлялось при автоматическом переводе заявки из статуса «Ожидает» в «В работу» (метод GET Requests/{id} возвращал устаревшую дату). Теперь дата изменения обновляется при смене статуса.

 

 Учет часовых поясов

Добавлено: Счетчики времени согласования работают по часовому поясу согласующего

Когда в согласовании участвуют сотрудники из разных городов и стран, их рабочие часы сдвинуты относительно друг друга. Новая логика учитывает индивидуальный часовой пояс каждого согласующего — теперь время согласования считается строго по тем часам, которые у этого сотрудника являются рабочими, с учётом его часового пояса.

Система фиксирует часовой пояс в момент запуска каждого счётчика согласования. Это важно, потому что один и тот же сотрудник может участвовать в согласовании несколько раз — например, сначала из офиса (UTC+3), а позже из командировки (UTC+7). И в каждом случае время будет считаться по тому поясу, который был актуален на момент старта именно этого согласования.

Как это работает

Для каждого сотрудника, который участвует в согласовании, система создаёт персональный счётчик времени. Он считает, сколько рабочего времени этот сотрудник потратил на согласование заявки.

Счётчик использует часовой пояс сотрудника, который у него был задан в профиле пользователя, на момент начала согласования.

Примечание: Часовой пояс фиксируется в момент запуска счётчика и не меняется до завершения согласования.

Посмотреть, какой часовой пояс был у согласующего в момент начала его согласования можно в истории изменений:

Сценарии работы счётчиков

1. Повторное добавление одного и того же сотрудника согласующим
   Если один и тот же сотрудник добавляется в согласующие несколько раз в рамках одной заявки, для каждого нового согласования создаётся новый счётчик.
   Пример: Начальник отдела продаж первый раз согласовал заявку, будучи в офисе (UTC+3). Через неделю его снова добавили в согласующие — но он уже в командировке (UTC+7). Система создает два счётчика с разными часовыми поясами: первый — в UTC+3, второй — в UTC+7.

2. Сотрудник сменил часовой пояс
   Если согласующий изменил свой часовой пояс в профиле, это не влияет на уже запущенный счётчик. Он продолжает использовать тот пояс, который был зафиксирован при добавлении в согласующие.
   Пример: Сотрудник начал согласование в UTC+3, а затем сменил часовой пояс на UTC+7. Текущий счётчик продолжает считать время по UTC+3. Новые счётчики (при повторном добавлении) будут использовать уже UTC+7.

3. Вопрос-уточнение от согласующего
   Когда согласующий задал уточнение, его счётчик останавливается. После того как инициатор или исполнитель ответил на это уточнение, для этого согласующего запускается новый персональный счётчик согласования.
   Новый счётчик использует часовой пояс из профиля согласующего, актуальный на момент ответа на уточнение.
   Пример: Согласующий (UTC+3) задал уточнение и уехал в командировку (UTC+7). Ответ на уточнение поступил, когда он уже был в командировке. После ответа запускается новый счётчик — уже в UTC+7.

4. Делегирование согласования
   При делегировании согласования другому сотруднику часовой пояс не меняется. Счётчик продолжает использовать пояс того, кто делегировал согласование.
   Пример: Сотрудник (UTC+3) делегировал согласование коллеге (UTC+7). Счётчик всё равно считает время по UTC+3 — как если бы согласование выполнял исходный сотрудник.

5. Замена уволенного согласующего
   При замене уволенного согласующего на заместителя или руководителя стартует новый счётчик согласования, и в нём используется часовой пояс того сотрудника, который заменяет.
   Пример: Сотрудник (UTC+3) начал согласование, но был уволен. На замену пришёл другой сотрудник (UTC+7). Поскольку при замене создаётся новый счётчик, время будет считаться уже по UTC+7.

Где учитываются часовые пояса

Часовой пояс влияет на персональное время каждого согласующего.

При этом общее фактическое время согласования по заявке всегда считается по системному часовому поясу* — чтобы у всех участников были единые цифры.

*Системный часовой пояс (Часовой пояс по умолчанию) — локальное время сервера. Часовой пояс отображается в системных настройках. 

В списке заявок (вкладка «На согласовании») в столбце «План-факт времени согласования» время рассчитывается с учётом часового пояса каждого согласующего.

В виджетах учитываются часовые пояса согласующих при группировке по срокам:

• На согласовании 1–4 дня

• На согласовании 5–9 дней

• На согласовании 10–19 дней

• На согласовании 20+ дней

 

---

Заявки

Изменено: Обновлён интерфейс окна эскалации. Добавлено отображение статуса занятости сотрудников (командировка, больничный, отпуск), группировка исполнителей по регионам с возможностью переключения режима отображения через свитчер, а также добавлен поиск по списку пользователей

Было: В окне эскалации отображался список пользователей с ФИО. Сотрудники были разбиты по регионам (одна группа = один регион), из-за чего один и тот же сотрудник мог дублироваться в нескольких регионах. Статус занятости (командировка, больничный, отпуск) не отображался. Поиск отсутствовал.

Стало:

В окне выбора исполнителя теперь доступны:

• Поиск по пользователям;

• Статус занятости сотрудников (командировка, больничный, отпуск) с указанием даты, когда сотрудник вернется;

• Должность и организация исполнителя;

• Добавлена группировка по регионам с переключением режима: по умолчанию сотрудники не дублируются (регионы перечислены в карточке), при включении свитчера список разбивается по регионам с отображением сотрудника в каждой группе, где он закреплён.

Выбор сотрудника осуществляется нажатием на него в списке, далее кнопка «Эскалировать».

Исправлено: При копировании заявки подставлялось описание, вложения и другие атрибуты от другой заявки, даже если у пользователя нет к ней доступа

Если при копировании заявки вы вручную изменили ID на заявку, к которой у вас нет доступа, система не подставит её данные и покажет сообщение об отсутствии прав.

Добавлено: Фильтр «Отдел инициатора» в список заявок

Теперь вы можете быстро отбирать заявки от сотрудников конкретных подразделений, не просматривая весь список.
Доступен на всех вкладках, кроме «Мои».

Добавлено: Автоматическое назначение исполнителей по значению дополнительного поля

Теперь вы можете избавить диспетчеров и руководителей от рутины — система сама назначит исполнителя, как только инициатор выберет нужное значение в заявке.Вместо того чтобы каждый раз вручную искать, кто за что отвечает, вы задаёте правила один раз в справочнике — и дальше заявки автоматически попадают к тем, кто должен их обрабатывать.

Что даёт настройка:

• Экономия времени на ручном распределении заявок: в заявках сразу же появляется ответственный
• Снижение числа ошибок, которые влекут переназначения от одного исполнителя к другому

Примеры использования:

1. Организации — инициатор выбирает свою организацию, система назначает менеджера, закреплённого за этой компанией;
2. Оборудование (любая другая конфигурационная единица) — за ремонт разных устройств отвечают разные специалисты. Выбрали принтер — назначился инженер по принтерам, выбрали сервер — назначился системный администратор;
3. Должности — при найме сотрудника на конкретную должность автоматически назначается ответственный HR-менеджер.

Настройка состоит из двух этапов:

1. В справочнике дополнительных полей — указывается, какой исполнитель привязан к каждому значению справочника.
2. В услуге — включается настройка, какое именно дополнительное поле будет использоваться для автоматического назначения.

Настройка в справочнике дополнительных полей

Внутри каждого справочника дополнительных полей добавлен столбец «Исполнитель».

Доступно:

• Назначить исполнителя — каждому значению справочника можно задать одного исполнителя. Исполнителем может быть только незаблокированный пользователь, входящий в системную группу «Исполнители заявок»;
• Сбросить исполнителя — нажать на «×» рядом с именем исполнителя в режиме редактирования значения;
• сменить исполнителя — выбрать другого пользователя через поиск.

Примечание: Один исполнитель может быть привязан к нескольким значениям справочника — ограничений нет

Настройка в услуге

В карточке услуги у каждого дополнительного поля появилась настройка «Использовать это поле для назначения исполнителя» (чек-бокс).

Настройка доступна только для полей, которые одновременно:

• Активны (галочка «Доступно»);

• Обязательны для инициатора;

• Имеют тип «Справочник» (и справочник выбран).

 

Важно: в одной услуге может быть включена настройка только для одного поля: именно на основании этого поля будет осуществляться автоматическое назначение.

1. Перейдите в редактирование услуги;

2. Найдите нужное дополнительное поле на основании которого должно осуществляться автоматическое назначение исполнителя;

3. Установите чек-бокс «Использовать это поле для назначения исполнителя».

Если настройка уже включена у другого поля, система покажет предупреждение и предложит перенести настройку на текущее поле.

Управлять настройкой доступно как в ординарном редактировании услуги, так и в режиме массового редактирования услуг.

Настройка, заданная у доп. поля может автоматически выключаться

Настройка автоматически снимается в следующих случаях:

• Поле становится неактивным (снимается галочка «Доступно»);

• Поле перестаёт быть обязательным.

   

Как это работает

Когда пользователь заполняет обязательное поле и нажимает «Сохранить», система пытается подставить исполнителя. Но только при соблюдении всех условий:

1. В заявке ещё нет исполнителя.

2. В услуге включена настройка для одного из заполненных полей.

3. К выбранному значению этого поля в справочнике привязан сотрудник.

4. Этот сотрудник:

   1. Не заблокирован в системе,

   2. может быть исполнителем (состоит в системной группе «Исполнители заявок»

   3. Входит в группу ответственности, которая задана в услуге

Если всё сходится — исполнитель назначается автоматически. Появляется комментарий в заявке:

ВАЖНО: Если у группы есть диспетчер, то все заявки будут назначаться на него, даже если задано автоматическое назначение.

Если хотя бы одна проверка не пройдена — назначение не происходит, в комментариях отображается причина, почему пользователь не был назначен.

Важные нюансы

1. Назначение выполняется только один раз.
   Автоматическое назначение происходит только при первом заполнении поля (первое сохранение заявки с заполненным значением). Если в этот момент назначение не удалось, повторные попытки для этой заявки не выполняются.
2. Изменение значения поля не меняет исполнителя.
   После того, как исполнитель назначен автоматически, дальнейшее изменение значения дополнительного поля не приводит к смене исполнителя. Исполнитель остаётся прежним.
3. Ручное назначение имеет приоритет.
   Если исполнитель был назначен вручную, автоматическое назначение не запускается и не меняет его.

---

Задачи

Добавлено: Фильтр «Организация инициатора» в список задач

Фильтр позволяет быстро отбирать задачи от инициаторов из конкретных организаций, не просматривая весь список, что особенно удобно при работе с большим количеством задач от разных компаний.
Доступен на всех вкладках, кроме «Мои».

---

Проекты

Добавлено: Фильтр «Роль подчиненных» в список проектов

Позволяет отбирать проекты по роли подчинённых в них.
Фильтр доступен только на вкладке «На подчиненных».

---

Услуги

Добавлено: Внутренние инструкции для группы исполнителей

Внутренние инструкции позволяют предоставить исполнителям быстрый доступ к рабочим материалам непосредственно из заявки. Это помогает сократить время обработки обращений и исключить доступ к служебной информации для пользователей, не участвующих в выполнении заявки.

Для каждой услуги можно указать статьи базы знаний, предназначенные только для сотрудников, участвующих в обработке заявки. Такие статьи отображаются в отдельном блоке «Внутренние инструкции» и недоступны пользователям, не имеющим соответствующих прав.

 Настройка внутренних инструкций

В карточке услуги доступен блок «Внутренние инструкции», в который можно добавить одну или несколько статей базы знаний.

Особенности работы блока:

• доступен для всех типов услуг

• одна и та же статья может одновременно находиться в блоках «Статьи из базы знаний» и «Внутренние инструкции»

Статьи можно добавлять как в конкретную одну услугу, так и массово в несколько услуг сразу.  

 Отображение в заявке

После создания заявки, если для выбранной услуги настроены внутренние инструкции, над описанием заявки отображается блок «Внутренние инструкции».

В блоке отображаются только опубликованные статьи. При нажатии на блок открывается список доступных статей, которые можно просмотреть.

Права доступа

Внутренние инструкции доступны только пользователям, участвующим в выполнении заявки:

• Назначенному исполнителю;

• Всем участникам группы ответственности;

• Участникам групп ответственности, назначенных в рамках эскалации;

• Модератору системы во всех заявках.

Инициатор, согласующие, обозреватели и другие пользователи, не участвующие в обработке заявки, доступа к внутренним инструкциям не имеют. Если пользователь одновременно обладает несколькими ролями, применяется наиболее широкий уровень доступа.

Для просмотра внутренних инструкций нажмите на ссылку «Внутренние инструкции» (1). Появится окно со статьями (2).  

---

Справочники доп. полей

Добавлено: Поиск внутри справочника

Для удобства работы с большими справочниками внутри каждого из них доступен поиск.

Поиск осуществляется по столбцам:

• Наименование
• Описание

Введите поисковый запрос и нажмите на кнопку «Искать». Список значений отфильтруется — останутся только те записи, которые соответствуют запросу. Чтобы вернуть полный список, нажмите «Сбросить».

---

Системные настройки

Добавлено: Добавлена возможность загрузки корпоративного логотипа в системных настройках

Теперь вы можете адаптировать внешний вид системы под фирменный стиль вашей компании — логотип будет отображаться в верхнем меню и на странице авторизации.
Настройка размещена в разделе «Системные настройки» → вкладка «Интерфейс».
В блоке «Логотип компании» вы сможете загрузить, заменить или удалить логотип.
По умолчанию отображается логотип системы GANDIVA.

Установка логотипа:

1. Наведите курсор на системный логотип GANDIVA;

2. Нажмите на кнопку «Загрузить» и выберите файл на компьютере;

3. Система подскажет, если файл не подходит по формату или размеру.

Поддерживаются форматы: PNG, JPG, SVG, WEBP
Максимальный размер файла: 1 МБ
Рекомендуемое разрешение 340x120px.

Где отображается логотип

Загруженный логотип появится в двух местах:

• В верхнем меню (слева) — компактная версия

• На странице авторизации — более крупная версия

Отображение в верхнем меню:

На странице авторизации:

 

Как изменения применяются

После того как вы загрузите свой логотип, появится кнопка «Сохранить».
При нажатии на нее новый логотип сразу увидят все сотрудники — даже те, кто уже работает в системе. 

Как вернуть стандартный логотип

Если вы захотите вернуть стандартный логотип Gandiva, нажмите на значок «Х», которая появляется при наведении на превью.

Сброс необходимо подтвердить в модальном окне.

Добавлено: Гибкая кастомизация навигационного меню

Чтобы панель навигации не перегружалась лишними разделами, Администратор системы может скрыть те блоки меню, которые не используются в рабочих процессах компании. Это упрощает навигацию для всех сотрудников и делает интерфейс более чистым и понятным.

Перейдите в «Системные настройки» → вкладка «Интерфейс».

Добавлено: Настройка времени ожидания оценки для задач в статусе «Проверка выполнения», с выставлением оценки «Отлично» (5)

Если задача долго находится на проверке и инициатор не выставляет оценку, система может закрыть её автоматически. Это помогает не держать задачи в подвешенном состоянии и поддерживать порядок в рабочих процессах.

Для того, чтобы настроить автоматическое закрытие задач, нужно:

1. Перейти в «Системные настройки» → вкладка «Системные».

2. Найти настройку «Время по истечению которого задачи будут переводится из проверки в закрыто (в рабочих часах)». Укажите, через сколько рабочих часов задача должна закрываться автоматически.

   1. Если поле пустое или указан 0 — автозакрытие отключено, даже если системная задача будет запущена.

   2. Если указано значение (например, 16) — задачи будут закрываться спустя это время после перевода на проверку.
      

3. Перейти на страницу системных задач и настроить расписание для фоновой задачи.

Система проверяет задачи в статусе «Проверка выполнения» по расписанию, заданному Администратором системы. 

Важно: время ожидания рассчитывается с учётом рабочего времени согласно производственному календарю и индивидуальному табелю инициатора.

При истечении настроенного времени ожидания задача закрывается с оценкой 5. В задаче появляется комментарий о закрытии:

---

Почтовые уведомления

Добавлено: Настройка отображения изображений в почтовых уведомлениях

Теперь вы можете управлять тем, как картинки попадают в письма — встраивать их в тело письма или отправлять в виде ссылок. Это полезно, когда важно, чтобы изображения были видны сразу, без лишних переходов.

Настройка размещена в разделе «Системные настройки» → «Почтовые уведомления».

В блоке «Настройка изображений в почтовых письмах» доступно два параметра:

• Встраивать изображения в письмо — настройка определяет, как картинки попадают в письмо.

  • Если выключено — изображения остаются ссылками. Получатель видит ссылки и переходит по ним, если нужно посмотреть картинку.

  • Если включено — система пытается встроить картинки прямо в тело письма, чтобы они отображались сразу. Но только при условии, что итоговый размер письма не превышает лимит, который вы задаёте ниже.

• Лимит размера письма (МБ) — числовое поле. Здесь вы задаёте максимальный вес письма, если решите встраивать в него картинки. Если письмо с картинками весит больше лимита, система автоматически превращает все изображения в ссылки, чтобы письмо гарантированно доходило до адресата.

Настройка особенно полезна, если вы часто отправляете скриншоты, схемы или логотипы внутри заявок, задач, проектов  — получатели уведомлений увидят изображения сразу, не открывая объекты и не переходя по ссылкам.

---

Системные задачи

Изменено: Системная задача «Замена уволенных пользователей в доп. полях» теперь может заменять исполнителей 

В уже существующую системную задачу «Замена уволенных пользователей в дополнительных полях» добавлена поддержка поля «Исполнитель».

При увольнении сотрудника система автоматически заменяет его на заместителя или руководителя в тех значениях справочников, где он был указан как исполнитель.