В рамках управления производительностью и эффективным распределением задач необходим инструмент, который предоставляет объективные данные о работе сотрудников и отделов. Таким инструментом является отчет «Анализ выработки сотрудников», расположенный в разделе «Отчеты по производительности сотрудников».
Этот оперативный отчет предназначен для ежемесячного и ситуационного анализа загрузки и эффективности работы сотрудников. С его помощью вы можете:

• Получить детальную информацию о выработке по каждому сотруднику и отделу;
• Оценить соблюдение сроков выполнения заявок;
• Проанализировать качество работы на основе оценок;
• Перераспределить нагрузку между подчиненными для повышения общей эффективности команды.

Отчет формируется на основе заявок, которые в заданный период переходили в статус «Проверка выполнения», а также просроченных заявок, находящихся в статусах «В работе» и «На уточнении у исполнителя».
Права доступа
Отчет обеспечивает гибкую систему разграничения прав, при которой вы видите данные в соответствии со своей ролью в компании.

• Любой пользователь может снимать отчет по себе и своим подчиненным;
• Модератор системы не имеет ограничений и видит все данные.

Фильтры отчета
Для точной настройки выборки в отчете доступны следующие фильтры:

• Период*. Обязательный фильтр. Без его указания отчет сформировать нельзя. Отбор заявок ведется по дате перехода в статус "Проверка выполнения".
• Количество часов для учета коэффициента просроченности. Числовой фильтр, определяющий, через сколько часов просрочки начинает применяться штрафной коэффициент.
• Отдел, Категория, Тип, Вид. Стандартные атрибуты заявки для детализации выборки.
• Группа ответственности. Доступны только те группы, участниками которых являются подчиненные сотрудника, снимающего отчет.
• Группа ответственности исполнителей. Позволяет отбирать заявки не по группе ответственности самой заявки, а по принадлежности исполнителя заявки к определённой группе ответственности.
• Исполнитель. Позволяет выбрать конкретных сотрудников для анализа.

После указания фильтров нажмите на кнопку «». На устройство будет загружен отчет в формате .xlsm.
Отчет формируется в виде файла с несколькими листами, предоставляющими как детальную, так и сводную информацию.
Лист 1. Лист с детальными данными
На данном листе представлена полная детализация по всем заявкам, соответствующим условиям фильтрации.
Структура и содержание:
Секция 1: Основные сведения о заявке

• Исполнитель;
  • Должность исполнителя;
  • Регион исполнителя;
  • Отдел исполнителя;
  • Организация исполнителя;
  • Руководитель исполнителя;
  • Исполнитель (Фамилия, имя).
• Инициатор;
  • Должность инициатора;
  • Регион инициатора;
  • Отдел инициатора;
  • Организация инициатора;
  • Руководитель инициатора;
  • Инициатор (Фамилия, имя).
• Группа ответственности;
• Дата создания заявки;
• Номер заявки;
• Описание заявки;
• Статус заявки на конец выбранного периода;
• Финальный статус заявки (статус на момент снятия отчета);
• Дата смены статуса заявки на конец выбранного периода;
• Отдел (заявки);
• Категория;
• Тип;
• Вид;
• Описание;
• Оцененных всего;
  •  Количество заявок, оцененных на 1;
  • Количество заявок, оцененных на 2;
  • Количество заявок, оцененных на 3;
  • Количество заявок, оцененных на 4;
  • Количество заявок, оцененных на 5;
• Оцененных всего (общее количество оцененных заявок).

Секция 2: Сроки и производительность

• Количество услуг, отправленных на проверку выполнения в первый раз. Число заявок, которые впервые были переведены в статус «Проверка выполнения» за выбранный период;
• Трудоемкость услуги, отправленной на проверку (минут). Плановая длительность выполнения услуги (в минутах) на момент её первого перевода на проверку;
• Количество переходов в статус «Проверка выполнения» за период. Общее количество всех переходов в статус «Проверка выполнения» в рамках выбранного периода (включая повторные);
• Количество переходов в статус «Проверка выполнения» за все время. Суммарное число переходов за все время существования заявки, включая периоды, не попадающие в текущий фильтр;
• Плановое время выполнения услуги. Общее нормативное время, отведённое на выполнение услуги согласно нормативу (с учётом эскалаций, если были);
• Затрачено времени на выполнение. Фактическое время (в часах), потраченное на выполнение услуги к моменту формирования отчёта;
• Осталось времени на выполнение. Разница между плановым и затраченным временем. Отрицательное значение означает просрочку;
• Просроченных (общее время по заявке). Суммарное время просрочки по заявке в целом (в часах);
• Просроченных (последний норматив). Последняя услуга, которая была указана в заявке.

Данный лист позволяет провести глубокий детальный анализ каждой заявки, оценить производительность и соблюдение сроков конкретными исполнителями.
Лист 2. «Выработка отделов» (сводная таблица)
Данный лист предоставляет агрегированные данные для анализа производительности сотрудников и подразделений, сгруппированные в виде иерархической сводной таблицы.
Структура и группировка данных:

• Многоуровневая группировка. Данные сгруппированы по отделам и конкретным исполнителям, что позволяет анализировать показатели как в разрезе целых подразделений, так и по каждому сотруднику;
• Итоги. По каждой группе и в целом по отчету автоматически подводятся итоги.

Ключевые показатели:
В таблице представлены следующие метрики для каждого уровня группировки (отдел/сотрудник):

• Количество услуг, отправленных на проверку выполнения в первый раз. Количество заявок, которые впервые за отчётный период были переведены в статус «Проверка выполнения»;
• Трудоемкость услуги, отправленной на проверку (в минутах). Плановая длительность услуги в минутах на момент её первого перевода на проверку;
• Просроченных (общее время по заявке). Суммарное время просрочки по заявке в целом;
• Оцененные заявки. Общее количество и детализация по баллам (от 1 до 5):
  • Оцененных всего;
  • Оцененных на 1;
  • Оцененных на 2;
  • Оцененных на 3;
  • Оцененных на 4;
  • Оцененных на 5.

Лист 3. «Параметры отчёта»
В данном разделе отображаются все фильтры и значения, которые вы указали перед выгрузкой данных. Это включает период, отделы, категории заявок, выбранные исполнители и другие настройки выборки. Такой лист служит для документирования условий формирования отчёта: он обеспечивает прозрачность, позволяет легко воспроизвести анализ и служит справочной информацией при проверке или передаче отчёта другим сотрудникам.

Как анализировать отчет

• Анализ на уровне отделов. Перейдите на лист «Выработка отделов». Используя условное форматирование, вы сразу можете определить отделы, которые показывают наилучшие и наихудшие результаты по соблюдению сроков и качеству работы.
• Детальный анализ исполнителей. На основном листе с детальными данными вы можете отсортировать и отфильтровать информацию по конкретным исполнителям. Обратите внимание на столбцы с коэффициентом просроченности и количеством переходов на проверку — они говорят о соблюдении сроков и качестве работы с первого раза.