Если сотрудник прошел процедуру оформления в отделе кадров, но пока не появился в списке сотрудников, Вы можете создать на него лист допуска. Общий механизм создания листа допуска учтен в статье. Чтобы создать лист допуска на нового сотрудника, не заполняйте поле «Для пользователей», а поставьте отметку в блоке «Новый пользователь»:

Обязательным для заполнения является либо поле логин, либо совместно поля фамилия, имя, отчество. Если вы ввели и логин, и ФИО, то будет учитываться только логин пользователя. То есть, если введен логин одного пользователя, а ФИО другого, то создастся лист допуска на пользователя, логин которого указан.