GANDIVA — управление персоналом бэк-офиса от 30 человек

Когда наша компания разрослась до 2 тыс. сотрудников, работающих в девяти территориальных зонах пяти регионов России, мы столкнулись с тем, что при ручном управлении уже невозможно контролировать и координировать работу подразделений. Внедрение GANDIVA позволило нам четко организовать документооборот, наладить простые и быстрые коммуникации между всеми подразделениями, обеспечить контроль за всеми процессами компании, внедрить четкие стандарты и нормативы работы, получить объективную аналитику деятельности компании — система анализирует время, объем и качество выполнения работ — а также оценить результативность каждого сотрудника.

В 2013 году мы внедрили новый, бережливый производственный подход, чего нам удалось добиться при участии компании GANDIVA. Преимущество этого ПО в том, что оно простое в использовании, интуитивно понятное, не требует серьезных технических компетенций. Новый управленческий софт практически сразу стал частью ДНК компании. С GANDIVA мы стандартизируем процессы и операционную работу, которую можно с легкостью передать «машине», убираем всю ту «шелуху», которой изо дня в день вынужден заниматься любой руководитель. У него появляется время на решение более серьезных задач, которые кардинально меняют облик компании и позволяют ей развиваться и совершенствоваться. Если в цифрах: мы получаем по 24 млн руб. прямой экономии в месяц или 288 млн руб. в год, которые можем направить на расширение бизнеса.

ООО «ТСН-электро» — одна из крупных российских компаний по производству электрооборудования. В апреле 2016г., для оптимизации процессов производства на всех структурных уровнях компании, было принято решение о внедрении системы управления GANDIVA. Специалисты GANDIVA помогли выбрать оптимальный вариант использования системы, провели обучение. GANDIVA помогла решить следующий задачи: выстроить коммуникации между подразделениями, повысить эффективность контроля исполнения задач, оценить загрузку подразделений и улучшить планирование работ, сократить бумажный документооборот.

«Рентал Тех» на рынке уже 12 лет и является одним из ведущих операторов по оказанию услуг строительной землеройной техникой. Толчком для поиска управленческих решений послужило осознание неоптимальности процессов, происходящих внутри компании: слишком большое количество однородных сбоев и отсутствия понимания зон ответственности каждого отдельного сотрудника. Сейчас GANDIVA используется в бухгалтерии и между сотрудниками back-офиса, а также при решении всех задач, требующих совместного обсуждения и четкого распределения обязанностей в конкретно обозначенные сроки при реализации проектов. После внедрения GANDIVA многие вопросы в компании автоматически отпали, появилась прозрачность в вопросах: «почему какая-то задача не выполнена и на каком этапе она остановилась». На данный момент мы используем продукт только на 20%, и в планах интеграция во все бизнес-процессы компании.

Внедрение GANDIVA позволило оптимизировать и ускорить бизнес-процессы во всех подразделениях компании, упорядочить работу сервисов. Благодаря автоматизации стало возможным оцифровать процессы, оценить эффективность сотрудников сервисных подразделений (ИТ, АХО, закупки, склад) и бэк-офиса (бухгалтеров, юристов, маркетологов, финансистов, call-центра). Были выявлены повторяющиеся проблемы и устранены причины их возникновения. Повысилась вовлеченность и самоорганизация сотрудников, вырос общий уровень результативности.

Компания «Сенат» начала свое знакомство с программой в 2016 году. Для компании было важно оптимизировать согласование задач, увеличить число выполненных заявок в срок, делегирование задач внутри отделов и отчетность по качеству и скорости выполнения, введение оценки эффективности сотрудников. Компания получила хорошие результаты. Мы значительно облегчили коммуникацию между отделами, ввели прозрачную систему мотивации, за счет оптимизации времени на контроль заявок появилось время для реализации других задач и проектов.

Внедрение GANDIVA позволило нам: провести инвентаризацию сервисов, оказываемых некоторыми отделами внутри предприятия; поднять на более высокий уровень структурированность работы между службами и персоналом; проводить обсуждения и фиксировать решения по задачам/проектам, требующих группового участия; постепенно уходить от принципов: «хотел — но не сказал», «видел — но забыл». За счет работы системы управления повышается вовлеченность персонала в решение задач, проектов и общий эффект синергии коллектива.

В компании длительное время использовались системы хелп-деска, но желаемого результата применения не было, потому что в основе этих систем отсутствовала идеология управления, и мы не ощущали, как извлечь пользу для руководителей. Нам была нужна система, объединяющая сотрудников всего бэк-офиса, - простая, управляемая, которая показывает измеримость всех процессов и собирает данные, которыми ты, как управленец, можешь оперировать: план, факт, отклонение от сроков. Таким инструментом и стала GANDIVA. Опираясь на данные из системы, мы смогли четко выявить проблемные участки и показать бизнесу, где нам нужно увеличить штат, куда нужно направить ресурсы для устранения пробелов. А во время пандемии с GANDIVA мы без проблем обеспечили процессы поддержки и сервисов для удаленных сотрудников.

Внедрение GANDIVA сделало управление компанией единым и дало возможность опираться на факты для принятия стратегических решений. Я оценил свою компанию через цифры и показатели, увидел проблемы и начал понимать, где нужны изменения. В единое окно подгружается вся статистика по компании, благодаря интеграциям между нашими системами. Это позволяет быстро оценить, как идут процессы, как выполняются задачи, на каком уровне эффективность работы компании в целом и конкретного отдела в частности. Большинство задач мы решаем, опираясь на цифры и отклонения от стандартов.

GANDIVA - один из немногих продуктов, который закрыл наши потребности по требованиям, срокам внедрения, обслуживанию и цене. Теперь я работаю только над тем, что действительно требует моего внимания. Это позволяет больше времени уделять стратегическим вопросам. Я открываю систему GANDIVA два раза в день. И экстренно подключаюсь только в том случае, где от меня требуется решение. Коллеги находятся в среде «самоорганизации», делятся опытом и решают операционные вопросы