Перевод на удаленную работу или гибридный офис?

Перевод на удаленную работу или гибридный офис?

За два года после начала пандемии российский бизнес оценил преимущества удаленных рабочих мест. Число дистанционных вакансий в стране растет. Однако, большинство компаний делают выбор в пользу гибридных форм организации труда. Каковы преимущества гибридного офиса и как его организовать?

Сергей Харитонов, заместитель директора по ИТ ГК «Агат» 

Опыт организации удаленной работы оказался успешным

Два года назад, весной 2020 года российский бизнес столкнулся с небывалым вызовом – необходимостью организации удаленной работы сотрудников. По данным Министерства труда и социальной защиты РФ, если ранее официально на удаленных рабочих местах в стране трудились около 30 тыс. человек (менее 1% работающих граждан), то в пиковый момент пандемии дистанционно работали уже более 6 млн человек, (11% от общего числа трудящихся). По данным на конец 2021 года, в России удаленно работают 3,7 млн человек (6% официально занятых). Но количество дистанционных рабочих уже мест не снижается. По данным hh.ru, спрос на дистанционных сотрудников продолжает расти: в январе 2022 года в России было открыто в 3,5 раза больше удаленных вакансий, чем в январе 2021 года. Исследование ВШЭ показывает, что уже через три года дистанционная занятость в России может достигнуть 10% от числа работающих граждан и составить 6 млн человек.

Спустя два года пандемии нужно признать – возврат к прежней 100-процентно офисной жизни уже невозможен. Опыт удалённой работы навсегда изменил наши представления об управлении персоналом.

Чем хорош удаленный сотрудник?

В конце 2021 года Microsoft Work Trend Index провел глобальное исследование, в ходе которого выяснилось, что 73% опрошенных работников выступают за сохранение гибкого формата работы, а 82% предприятий планируют ввести частично удаленную работу. В России эти цифры почти в полтора раза ниже (сказываются стеснённые жилищные условия россиян и недостаточная квалификация наших менеджеров), но в целом тренды в нашей стране не отличаются от общемировых. 

Чем привлекает дистанционная работа сотрудников и предпринимателей?

Благодаря проникновению в бизнес цифровых технологий многие компании уже освоили современные инструменты управления персоналом. Пандемия лишь подтолкнула их к логическому завершению ранее начатых проектов, благодаря чему они опробовали на практике эффективные способы организации работы даже больших распределенных команд.

На рынок труда постепенно выходит молодежь, родившаяся во второй половине 90-х и фактически выросшая с гаджетами в руках. Эти люди свободу и мобильность ценят больше высоких зарплат. Их все труднее привлечь на работу в офис. Люди постарше, если они владеют дефицитной профессией (например, ИТ-разработчики), зачастую также категорически отказываются возвращаться в офис, предпочитая проживать в местности с более комфортным для них климатом. 

Разница в заработных платах между регионами и внутри регионов (в крупных городах и сельской местности) позволяет компаниям существенно экономить на фонде оплаты труда, привлекая дистанционных сотрудников. У бизнеса появляются существенные экономические выгоды от использования удаленных рабочих мест. 

Перевод на удаленную работу персонала породил целый ряд проблем

Разумеется, у любого решения есть как положительные, так и отрицательные стороны. Иначе большинство российских компаний не отказались бы от дистанционных форм работы сотрудников после окончания локдауна. 

Часть предприятий, как в России, так и во всем мире, зафиксировали снижение производительности труда удаленных сотрудников. 

И предприниматели, и работники обнаружили, что генерация новых идей при личном, часто неформальном взаимодействии происходит много эффективнее, чем при общении онлайн. 

Офис, как выяснилось, был важнейшим инструментов декларации корпоративной культуры компании. При удалённой работе коммуникации с сотрудником и с клиентами существенно изменились и перестали соответствовать корпоративным стандартам.

Существенно усложнились обучение и адаптация новых работников.

И наконец, многие сотрудники испытывали сложности на удалённой работе с самоорганизацией, мотивацией и самомотивацией и так и не научились решать возникшие во время пандемии проблемы. 

Гибридный офис как формат работы будущего

Летом 2021 года НИУ «Высшая школа экономики» провел исследование, в ходе которого выяснилось, что более 70% российских компаний наиболее предпочтительным считают сочетание очного и удаленного режима работы сотрудников, которое стали называть «гибридным офисом». При такой организации сотрудники большую часть рабочей недели находятся вне офиса, но регулярно встречаются в нем для решения общих задач. Такой формат работы сотрудников планируют внедрять 53% работодателей страны.

Организация гибридного офиса в настоящее время руководителям компаний видится так:

• сотрудники посещают офис по гибкому, но заранее согласованному графику;
• офисные пространства перестраиваются под совместную работу проектных команд, используются коворкинги;
• рабочие места не персонифицированы – но у каждого сотрудника имеется личный кабинет в информационной системе компании, зайдя в который из любого места, где есть доступ в Интернет, работник сможет работать со всем необходимым ему данными и пользоваться всем необходимым программным обеспечением;
• адаптивное рабочее пространство, которое можно трансформировать в зависимости от актуальных задач.

Однако, очевидно, что такой гибридный офис не решает проблему регионального дефицита кадров. Остается, сделать еще один шаг, сделав гибридный офис еще и распределенным в пространстве. Компания подбирает территории, на которых можно собрать команды для исполнения тех или иных функций с минимальными затратами на фонд оплаты труда. В этой локации арендуются места в коворкингах или небольшие офисные пространства, которые можно будет использовать либо для работы нескольких команд, либо – по очереди с партнерами. Такой подход позволит использовать все достоинства гибридного офиса.

Команды встречаются в офисе тем чаще, чем больше креатива необходимо для выполнения их задач. К примеру, Создание нового продукта или идей –это результат взаимодействия сотрудников – обмен идеями, объединение и реконфигурация. Часто это спонтанная коммуникация, которая возможна только при физическом присутствии в едином пространстве. А для выполнения большинства сервисных функций бизнеса, особенно, если они осуществляются в соответствии с хорошо прописанным бизнес-процессами, личное взаимодействие не нужно. Поэтому сервисные команды должны встречаться лично лишь для обсуждения возможностей улучшения процессов.

Осенью 2020 года аудиторско-консалтинговая компания «Ernst & Young» провела опрос среди 555 компаний сферы недвижимости, выясняя, какие виды работ они планируют перевести на дистанционные форматы в ближайшие три-пять лет. Результаты опроса представлены в таблице.

ИТ-инфраструктура распределенного офиса

Для организации гибридной работы сотрудников в распределенном офисе сегодня уже имеются все необходимые цифровые технологии. У специалистов по ИТ-безопасности не вызывает трудностей подключение удаленных сотрудников к основной учетной программе российского бизнеса – 1С. 

Для взаимодействия сотрудников с другими подразделениями российский бизнес успешно использует ИТ-систему бережливого управления офисом GANDIVA, которая выполняет функции управления сервисными бизнес-процессами, согласования заявок, учета неповторяющихся поручений и проектного управления. «Гандива» помогает координировать работу разных подразделений компании над реализацией совместных задач и позволяет с точностью до минуты контролировать выработку сотрудников, что позволяет планомерно работать над повышением производительности их труда. 

Для внешнего общения и обмена несущественной информацией персонал должен быть подключен к корпоративной почте и мессенджерам. И разумеется, у сотрудников должно быть узкоспециализированое программное обеспечение для решения их конкретных задач. Все это ПО при нынешнем развитии технологий может совместно использоваться сотрудниками компании соблюдением норм по защите информации как при размещении как на серверах предприятия, так и на различных облачных сервисах вроде Yandex.Cloud.

Получите консультацию по построению ИТ-инфраструктуры гибридного офиса

Узнайте о мнении руководителей других компаний, какой труд эффективнее: офисный или дистанционный