Как управлять ИТ-подразделением в неайтишной компании

Руководители компаний не из сферы ИТ редко разбираются в информационных технологиях, поэтому им бывает сложно общаться со своими ИТ-директорами. Между тем, успешное освоение информационных технологий сегодня необходимо для сохранения конкурентоспособности большинства предприятий, в какой бы сфере они ни работали. Так как же наладить эффективное взаимодействие с ИТ-специалистами?

Антон Малов, директор по развитию бизнеса компании «Протон»

Главное в ИТ – интересы бизнеса

Большинство руководителей российских предприятий хорошо разбираются в ключевых процессах своих компаний: в торговле, производстве, строительстве, транспортировке, предоставлении услуг… Поэтому генеральным директорам зачастую даже сложно общаться с руководителями своих IT-подразделений, которые говорят на непонятном языке и требуют денег на непонятные «штуки». Выделить или не выделить запрашиваемые ими средства? Что получит бизнес от внедрения очередного IT-новшества? Почему именно такое решение нужно выбрать? Почему оно стоит именно столько? Чем угрожает бизнесу компании невыделение запрашиваемых средств?

Как не разбирающемуся в информационных технологиях руководителю правильно ответить на эти и массу других вопросов?

Прежде всего, нужно помнить, что что IT – это служебное подразделение. Его задача – обслуживать бизнес компании, улучшать качество и скорость бизнес-процессов, помогать сотрудникам быстрее и качественнее выполнять свою работу, а топ-менеджерам – контролировать работу персонала и предприятия в целом.

Если руководитель IT-службы не может объяснить, какие бизнес-процессы улучшит то или иное новшество, как его внедрение скажется на росте производительности труда, каким образом затраты окупятся за счёт роста прибыли компании, какие риски для деятельности предприятия оно поможет снять, если он начинает объяснять, что то или иное программное обеспечение, то или иное оборудование нужно приобрести, потому что это современно, модно или «круто» – IT-подразделение действует не в интересах компании. Увы, такое в российских реалиях – не редкость. При неправильном целеполагании и руководстве IT-подразделение может стать «государством в государстве», когда у его сотрудников нет представления о том, чем занимаются остальные части компании, так называемый «бизнес».

Чтобы не допустить этого, генеральный директор сам должен хорошо знать, как устроены основные бизнес-процессы в его компании, какие из них и как связаны с системами учета и средствами коммуникаций сотрудников – 1С, CRM, ERP, BPM, корпоративной почтой и т. п. (в IT их называют ключевыми сервисами). А руководитель IT-подразделения должен объяснить, каким образом IT поддерживает функционирование тех или иных бизнес-процессов и что нужно для того, чтобы эта поддержка осуществлялась с должной производительностью 24 часа в сутки семь дней в неделю.

Чтобы работа IT-подразделения была эффективной, его руководство непременно должно знать, какие бизнес-задачи стоят перед компанией и ее отдельными подразделениями, и принимать в их решении активное участие. В этом случае ИТ-руководитель сможет говорить на языке бизнеса: «За счет внедрения системы с такой-то стоимостью мы решим такую-то проблему и получим такой-то экономический эффект».

В идеале все бизнес-процессы компании должны быть оцифрованы, а их стоимость для компании обсчитана. Наиболее «продвинутые» компании достигают этого за счёт внедрения современных BPM-систем. К примеру, система бережливого управления офисом GANDIVA имеет встроенный каталог процессов любого офисного подразделения. Их стоимость известна, а потому после внедрения каждого ИТ-новшества понятно, насколько снизились издержки и возросла прибыль предприятия.

Правильные директорские вопросы руководителю IT-подразделения:

• Какой бизнес-процесс и насколько улучшится с помощью внедрения этого новшества?
• Какое подразделение компании выиграет благодаря покупке этого оборудования или программы, в чем измеряется этот выигрыш?
• Каков расчетный срок окупаемости инвестиций в этот ИТ-проект?
• Если мы не будем реализовывать это решение, что потеряем?

Сколько стоят риски

IT-хозяйство любой компании делится на две части. Это программное обеспечение и инфраструктура: сервера, системы хранения данных, сетевое оборудование, рабочие компьютеры и средства связи. Софт поддерживает бизнес-процессы компании, а IT-инфраструктура – бесперебойную работу самого программного обеспечения, то есть является основой всего IT-хозяйства компании.

Если IT-инфраструктуры ненадежна: есть устаревшие сервера, недостаточно резервных мощностей и т. п. – то и бизнес-процессы находятся под угрозой. Оценивая состояние ИТ-инфраструктуры, генеральный директор должен, в первую очередь, осознавать потенциальные риски. Что это за риски?

Первый риск – это выход из строя оборудования и, как следствие, простой бизнес-процессов. Нужно понимать, какие процессы и на какое время могут быть приостановлены (подготовка отчетности, выход из строя кассовых аппаратов или учетной системы 1С целиком, управление работой склада, полная приостановка деятельности компании и т.п.), а также какие потери ждут компанию в случае реализации этих рисков.

Чтобы в случае выхода из строя какого-либо оборудования бизнес продолжал функционировать, используются резервирование и дублирование оборудования. Генеральный директор должен поинтересоваться у руководителя IT-хозяйства, какова надежность информационной инфраструктуры в компании и что будет происходить в случае поломки тех или иных устройств? Если риски покажутся неприемлемыми, нужно выяснить, сколько стоят мероприятия по повышению надежности, и сравнить эту сумму с предполагаемыми убытками от простоя основных служб.

Второй риск – потеря информации. Генеральный директор должен осознавать, какие убытки понесет компания, если та или иная информация попадет в чужие руки или будет утеряна в результате выхода из строя оборудования, а также в случае хакерской атаки, которые особенно участились с начала этого года. Кроме того, нужно предусмотреть и риски кражи или уничтожения информации сотрудниками компании – злонамеренно, по невнимательности или по незнанию.

Ценность разных видов информации должна быть определена и выстроены адекватные по стоимости системы их защиты.

Правильные директорские вопросы руководителю IT-подразделения:

• Каковы результаты учений по отработке действий ваших сотрудников в случае выхода того или иного оборудования из строя?
• Какова устойчивость ИТ-системы компании к внешним атакам? Что будет делаться, если такая атака увенчается успехом?
• Какие сотрудники и к какой информации имеют доступ?
• Кто персонально отвечает в подразделениях компании за соблюдение регламентов работы с корпоративной информацией?

ИТ-технологии должны повышать производительность труда

Основное назначение IT-технологий – повышение производительности труда. Благодаря им работу можно выполнить меньшим количеством персонала, за более короткий срок и с лучшим качеством. Часто линейные руководители сами знают, как при помощи ИТ повысить продуктивность своих подразделений. Стоит лишь их расспросить о претензиях к службе ИТ. Часть жалоб и предложений может оказаться разумными: «На генерацию отчетов в устаревшей версии 1С уходит целый день, тогда как при использовании новой версии этой программы на аналогичный отчет уходит 15 минут»; «У нас очень долго грузятся программы»; «Сервер часто недоступен»; «Мы не можем оперативно обмениваться информацией с удаленными подразделениями»… Возможность реализации поступивших предложений стоит обсудить с руководителем IT-службы.

Если «живое творчество масс» не помогло или является пройденным этапом, имеет смысл присмотреться к опыту компаний – технологических лидеров ваших или смежных отраслей. Расспросите у знакомых и партнеров, каким образом у них устроены те или иные бизнес-процессы, с помощью какого оборудования и программного обеспечения им удалось повысить производительность труда. Выясните, какие IT-технологии внедряют ваши конкуренты. Посещайте выставки, семинары, симпозиумы… Если понравилась какая-то новинка, подумайте, как ее применить, какие альтернативные решения существуют, как адаптировать это новшество под специфику вашего предприятия, чтобы увеличить свою конкурентоспособность.

Правильные директорские вопросы руководителю IT-подразделения:

• Какой бизнес-процесс ускорится или удешевится благодаря установке этого программного обеспечения?
• Что вы можете предложить для повышения производительности труда в этом подразделении?
• Какое конкурентное преимущество мы получим благодаря этому внедрению?

Обеспечение надежности ИТ-инфраструктуры

Сегодня информационные технологии – это огромный пласт знаний с большим количеством направлений. Поэтому имеет смысл регулярно (например, раз в три года) проводить его аудит силами специализирующейся на системной интеграции сторонней организации. Иногда руководители IT-подразделений возражают против такого аудита, опасаясь вскрытия своей некомпетентности. Адекватные айтишники сами настаивают на необходимости аудита, так как взгляд сторонних профессионалов поможет им разобраться, где есть слабые места, как дальше развивать инфраструктуру.

Такой аудит необходим еще и потому, что изменения в IT-инфраструктурах часто не регламентируются. На большинстве предприятий не имеется в достаточном объеме документации, описывающей IT-инфраструктуру компании. В самых крайних (но не редких) случаях знания о структуре IT-хозяйства компании хранятся в голове одного человека. Если он уволится (будет уволен, заболеет, умрет…), деятельность IT-подразделения может быть парализована на продолжительное время. Качественный аудит помимо прочего выдает определенный объем документов об объективном состоянии IT-инфраструктуры предприятия, используя который, новый руководитель IT-подразделения сможет обеспечить бесперебойную работу своего хозяйства в кратчайшие сроки.

Как выбрать IT-аудитора? Применять те же правила, которые использует любой генеральный директор при выборе любого подрядчика. Прислушаться к рекомендациям коллег по своему рынку и производителей оборудования. Выяснить, есть ли у потенциального IT-партнера опыт реализации подобных проектов. Узнать, какими компетенциями обладает системный интегратор. Чем больше компетенций у системного интегратора, тем лучше. IT – это действительно огромная область знаний. И, разумеется, при проведении тендера нужно учитывать компетенции и репутацию потенциального аудитора, а не опираться исключительно на предлагаемые цены.

Правильные директорские вопросы руководителю IT-подразделения:

• Каковы регламенты ведения документация по IT-инфраструктуре?
• Насколько регулярно обновляется эта документация?
• Когда проводился внутренний аудит IT-инфраструктуры и где результаты?
• Как вы видите развитие IT в нашей компании?

Узнайте также, Как повысить контроль и мотивацию офисного персонала

О том, что нужно сделать ИТ-директору, чтобы выстроить отношения с бизнес-подразделениями, читайте здесь