Интеграция 1С, ЭДО и GANDIVA. Кейс Саратовского молочного комбината

Выполняя интеграцию 1С с ЭДО на Саратовском молочном комбинате, специалисты компании «Протон» нашли уникальное персональное решение, позволившее при ограниченных бюджете и серверной мощности предприятия резко расширить функционал 1С. Этот проект показал, что возможности даже устаревшей 1С:УПП далеко не исчерпаны

Проекты интеграции 1С и ЭДО отличались лишь ценой и интерфейсом

ООО «Саратовский молочный комбинат» – лидер среди перерабатывающих предприятий пищевой индустрии Саратовской области, производящий и продающий по всей России молочную продукцию под брендами «Добрая буренка» и «Молочный ГОСТь». В холдинге две производственные площадки – в Саратове и Чебоксарах. Производство на обеих площадках хорошо автоматизировано, а вот инструменты повышения труда сотрудников офиса использовались недостаточно. 

На предприятии не существовало системы электронного документооборота (далее - СЭД), и все документы согласовывались исключительно в бумажном виде. При этом система согласования была сложной и длительной. Особенно сложным был процесс согласования документации с удаленной производственной площадкой. «Чтобы согласовать служебную записку или договор, необходимо было пройти ряд кабинетов, получить все подписи нарочно, тратить на это время, как свое, так и других руководителей, – рассказала финансовый директор ООО «Саратовский молочный комбинат» Юлия Павловна Арсентьева. – Сложный проектный договор мог согласовываться месяцами, если же говорить про договор поставки, то его согласование занимало порядка двух недель». 

Компания решила провести конкурс по внедрению электронного документооборота на предприятии. Как рассказала госпожа Арсентьева, на этапе проведения конкурсных процедур, Саратовский МК получил массу предложений от разных подрядчиков, которые были очень похожими друг на друга. И лишь предложение ГК «Протон» выделялось существенно расширенным функционалом. 

Новый бизнес-софт при ограниченных бюджете и серверной мощности

«Изначально перед нами стояла довольно простая задача, – рассказывает бизнес-аналитик «Протон» Олег Трубин, – перевести комбинат на электронную форму документооборота, одновременно отказавшись от бумажных носителей при документообороте с внешними контрагентами. При этом было необходимо настроить сложную структуру согласования и утверждения этих документов перед отправкой. Проект нужно было реализовать при крайне ограниченном бюджете и без увеличения серверных мощностей предприятия». 

Саратовский молочный комбинат использует кастомизированную под нужды молочной промышленности версию «1С:Управление предприятием», которая не поддерживает сложные маршруты документооборота. Поэтому встал выбор: либо обновлять систему учета до современной 1С:ERP, либо использовать внешнее ИТ-решение для маршрутизации и согласования документооборота, а в существующей в компании 1С осуществлять лишь приемку-отправку документов. «Посчитав трудозатраты, мы вместе с заказчиками пришли к выводу, что значительно выгоднее организовать маршрутизацию и согласование через ИТ-систему GANDIVA, чем заниматься модернизацией существующей 1С:УПП», – рассказал Олег Трубин. Внедрение 1С:ERP и даже отдельного блока «1С:Документооборот» для действующей на предприятии учетной системы, из-за ее нетиповой конфигурации обошлись бы существенно дороже. 

У Саратовского Молочного комбината не хватало собственных специалистов и разработчиков по 1С. Между тем, компания быстро развивается, многие процессы меняются и оптимизируются. Соответственно, модернизированную систему 1С нужно было бы не только установить, но и развивать. «Рабочая группа Саратовского МК поставила задачу найти такое решение, чтобы в дальнейшем не нагружать предприятие затратами по работам над изменениями ее системы 1С. В техническом задании было условие выполнить проект так, чтобы специалист любой квалификации после короткого обучения мог самостоятельно перенастраивать маршруты согласования, создавать заявки, организовывать проектные группы и т.д. Помимо этого, было условие, что у решения должно быть и мобильное приложение», – вспоминает Руслан Давыдов, руководитель ИТ-проектов компании «Протон». В итоге простой запрос на внедрение коробочной ЭДО перетек в сложный проект, в котором команде «Протон» пришлось задействовать функционал всех рабочих команд, в том числе, и инфраструктурных. 

Если говорить исключительно о системе документооборота Саратовского МК, то в результате реализации этого проекта произошли следующие изменения:

Ранее счет приходил в электронном виде из систем внешнего электронного документооборота «Контур» или «СБИС» (далее – ЭДО). После этого:

• платежный документ распечатывали, 
• подписывали бумажный документ у всех согласующих, 
• бухгалтер вручную вносил информацию в программу 1С, 
• подписывали на сайте ЭДО,
• проводили оплату через 1С. 

Сегодня документ из ЭДО автоматически загружается в систему 1С Саратовского МК. Затем все операции производятся исключительно в электронном виде:

• бухгалтер непосредственно из 1С направляет счет на согласование всем уполномоченным сотрудникам по запрограммированному маршруту в «Гандива»,
• сотрудники согласуют документ в десктопной или мобильной версии GANDIVA,
• в 1С у документа появляется статус «Согласовано»,
• бухгалтер выполняет платеж из 1С. 

Проект вышел за рамки внедрения электронного документооборота

На этом статью о работе компании «Протон» на Саратовском молочном комбинате можно было бы закончить, но GANDIVA – это не программное обеспечение для организации электронного документооборота в компании, а ИТ-система Бережливого управления офисом, позволяющая резко снизить трудозатраты на «околоработу» – различные споры, совещания, планерки… В «Гандива» объединены сразу несколько управленческих инструментов, дающих возможность резко повысить производительность труда сотрудников бэк-офиса. GANDIVA построена на сервисной модели управления, подразумевающей, что все сотрудники вспомогательных и обслуживающих офисных служб оказывают работникам производственных, коммерческих и других вспомогательных подразделений услуги или сервисы. ИТ-система GANDIVA позволяет эти услуги оцифровать, оценив их трудоемкость, количество и качество. Используя полученные данные, компания может перестроить систему мотивации труда, чтобы офисные работники стремились как можно быстрее и качественнее выполнять заявки производства. Кроме того, «Гандива» позволяет выявить «узкие места» и оптимизировать бизнес-процессы в компании.

Подробнее об идеологии работы системы GANDIVA читайте: «Процессное управление или какой Кайдзен нужен в России».

«Ознакомившись с решением «Протон», мы увидели интересные возможности по совершенствованию управления персоналом бэк-офиса и решили выйти за заданные изначально рамки и реализовать проект, совмещающий внутренний СЭД, внешний ЭДО и инструментарий по отслеживанию качества и скорости предоставления услуг, загрузки и эффективности работы персонала», – вспоминает финансовый директор Саратовского МК Юлия Павловна Арсентьева. Этот проект, по ее словам, столкнулся с огромным сопротивлением сотрудников: «Изначально он вызвал очень большой негатив. Некоторые подразделения восприняли его в штыки, считая, что «Гандива» не облегчит им работу, а будет использована лишь для дополнительного контроля. И если бы генеральный директор комбината не настоял, внедрить GANDIVA во многих подразделениях у нас бы не получилось». 

Вместе с интеграцией 1С с ЭДО внедрена технология повышения производительности труда 

«Поскольку ни одно из предлагавшихся решений не могло быть реализовано без использования стороннего программного обеспечения, персоналу в любом случае пришлось бы изучать новое ПО. Это не очень сложно, поскольку интерфейс GANDIVA интуитивно понятен, – утверждает заместитель директора по технологиям «Протон» Алексей Тапилин. – Но, разумеется, при внедрении системы сразу в нескольких подразделениях Саратовского МК обучать пришлось большее количество сотрудников, часть из которых не была достаточно мотивирована на изменения». 

На начальном этапе, после нескольких презентаций и обучающих мероприятий, система была внедрена в восьми подразделениях: бухгалтерия, юридический отдел, коммерческий департамент и т.д. Непродолжительное время «Гандива» использовалась параллельно с существующей «аналоговой» системой согласования, а затем генеральный директор комбината распорядился работать только через нее. «Как-то сразу после перехода на работу в «Гандива» стало меньше внутренних конфликтов и ненужных разборок. Исчезли споры вроде: «Кто виноват в том, что данный счет не оплачен». В системе четко видно, кто, что, когда и по чьему запросу сделал, – рассказывает Юлия Павловна Арсентьева. – И уже через месяц после начала работы в GANDIVA мы стали получать заявки на подключение к этой системе от тех подразделений, которые изначально были решительно против. К примеру, работать в ней захотели руководители служб маркетинга, безопасности и даже производственники, которые тоже оказывают услуги другим подразделениям, например, по ремонту и обслуживаю оборудования. Система оказалась действительно удобной».

О способах увеличения производительности труда офисных сотрудников читайте «Как повысить контроль и мотивацию офисного персонала».

Интеграция 1С:УПП с ЭДО и GANDIVA оказалась сравнительно недорогой, по сравнению с внедрением типового коробочного ПО. «Мы нашли уникальное персональное решение – построение СЭД на базе уже существующей учётной системы на платформе «1С:Предприятие», с последующим построением единого цифрового пространства, основанного на методологии TSM (Total Service Management), реализованной в GANDIVA. В результате Саратовский молочный комбинат смог не только сэкономить существенные средства на этапе внедрения, – утверждает руководитель отдела продаж компании «Протон» Виктор Коляда, – но и избежать затрат на необходимое увеличение серверных мощностей, за счёт размещения Gandiva в облаке. Стоит также заметить, что для работы системы не потребовалось приобретать дополнительные пользовательские лицензии для 1С:УПП».

Узнайте, как специалисты «Протон» добавили в 1С видеосервис.

Оставьте заявку на модернизацию 1С в вашей компании