Пять признаков того, что управление офисом в компании нуждается в переменах

В любой компании есть сотрудники, занятые производством ее товаров или услуг, и есть люди, которые выполняют вспомогательные функции в подразделениях. Обычно они связаны с IT, HR, финансами, маркетингом, безопасностью и т.п. Денег компании они не приносят, расходы на их содержание могут быть высокими, но без них не обойтись. При этом эффективность работы вспомогательных подразделений часто непросто оценить. Как понять, что перемены здесь давно назрели? Какая организация управления офисом эффективна?

Признак первый. Высокая доля офисных сотрудников

Каким должно быть соотношение количества персонала в основных и вспомогательных подразделениях (бэк-офисе) компании? Ответ на этот вопрос зависит от нескольких факторов и, прежде всего, от отрасли экономики, в которой работает предприятие. По нашей практике, в крупных автохолдингах и в логистических компаниях доля бэк-офиса должна составлять до 20% от общего штата; в производственных и строительных компаниях – до 15%; в оптовой торговле и IT - 5-10% и лишь в розничной торговле, где многие функции децентрализованы – до 30%.

Поинтересуйтесь, какова доля офисного персонала у ваших успешных конкурентов? Если на вашем предприятии она существенно выше, значит, вам нужно срочно пересматривать принципы управления офисом. К вашей компании применима старая русская пословица: «Один с сошкой, семеро – с ложкой». Расходы на содержание вспомогательных сотрудников съедают существенную часть вашей прибыли. 

О том, как ГК «Агат» уменьшила долю офисного персонала с 36% до 19,7% и обеспечила сокращение фонда оплаты труда на 288 млн рублей в год, читайте: Как оптимизировать работу крупного бизнеса: опыт компании «АГАТ»

Признак второй. Бэк-офисные подразделения оцениваются по отчетам их руководителей

Функции бэк-офиса сугубо вспомогательные. То есть, он нужен для обеспечения работы основных подразделений компании. А потому узнавать о том, насколько хорошо или плохо работают офисные сотрудники, логично от работников производственных подразделений. Между тем, во многих компаниях информация о работе подразделений бэк-офиса доводится до высшего руководства непосредственно от их руководителей. Ситуация усугубляется в крупных компаниях с многоуровневой системой управления, где каждый из управленческих слоев транслирует информацию так, как удобно вышестоящему руководителю. К примеру, начальник отдела по найму сотрудников доложил о своих успехах директору по персоналу, тот – заместителю генерального директор, а заместитель – высшему руководителю. Успехи огромные, премии заслужены, все довольны! При этом производственные подразделения задыхаются от нехватки квалифицированных сотрудников.

Подобное возможно, если генеральный директор находится далеко от продуктивного персонала, который и приносит компании деньги. Сократить это расстояние можно, наладив получение информации о том, насколько удовлетворены продуктивные сотрудники работой вспомогательных служб. Причем, лучше бы иметь эту информацию в режиме онлайн и в оцифрованном виде. В этом случае совещания и отчеты на тему «Насколько хорошо работало подразделение бэк-офиса» потеряют всякий смысл. Темы для разговоров с руководителями вспомогательных подразделений возникают в том случае, если они не выполняют возложенных на них обязательств.

Признак третий. Отсутствует прозрачная система мотивации сотрудников бэк-офиса

В основных производственных подразделениях мотивация сотрудников, как правило, завязана на измеримые результаты их труда: объемы выработки или продаж. В бэк-офисе измерить продуктивность работника бывает сложнее. В ряде компаний KPI сотрудников бэк-офиса не считают вообще. Для получения переменной части заработной платы в полном объеме работнику нужно лишь вовремя приходить (уходить) в офис. В других компаниях, если линейный руководитель доволен работой сотрудника, тому переменную часть выплачивают полностью или частично. Если не доволен – не выплачивают. Доволен начальник или нет, сотрудник узнает в день получения зарплаты.

Наличие или отсутствие прозрачной системы мотивации легко обнаружить, проанализировав зарплатную ведомость подразделения. Если у большей части его работников зарплата из месяца в месяц одинаковая или отличается незначительно – система мотивации не работает. В подразделениях бэк-офиса должны существовать четкие метрики начисления переменной части, которые коррелируют с зарабатыванием компанией прибыли. В идеале, система мотивации должна быть автоматической, не зависящей от капризов линейного менеджера, и предельно прозрачной, чтобы каждый сотрудник мог спрогнозировать свою заработную плату с точностью до процентов и старался заработать больше.

О том, как построить систему мотивации персонала в офисе, читайте статью: Как понять, за что вы платите сотрудникам бэк-офиса?

Признак четвертый. Нет инструментов, позволяющих измерять продуктивность сотрудников в офисе

Насколько много задач выполняет отдел ИТ? Хватает ли сотрудников в административно-хозяйственной части? Какова среднемесячная выработка персонала службы маркетинга? Для правильного ответа на эти и подобные вопросы у руководства компании должен быть постоянный доступ к точным и объективным данным. Часто таких данных у руководителя компании нет. А потому нередко на российских предприятиях принимаются эмоциональные решения о расширении (сокращении) штата. Забежал разгневанный главбух к директору с криком: «У меня горят отчеты, людей катастрофически не хватает!» Нанимают новых бухгалтеров. Директор случайно увидел работников отдела кадров, распивающих чай, в гневе готовится приказ о сокращении. 

Вооруженный подходящим инструментарием директор на требование об увеличении штатов ответит: «Покажи мне показатели продуктивности и эффективности своего персонала. Почему тебе не хватает людей, чем они заняты»?

Признак пятый. В бэк-офисе не ведется стандартизация и автоматизация бизнес-процессов

Сотрудники офиса часто утверждают, что их работа творческая, требующая особого подхода и высокой квалификации. На самом деле, это не так. Большинство действий, которые они выполняют, простые, часто рутинные. Чтобы убедиться в этом, потребуйте у руководителей обслуживающих подразделений прописать стандарты бизнес-процессов, необходимых для выполнения запросов сотрудников производства. К примеру, что нужно сделать их подчиненному, чтобы оформить командировку, выписать справку 2НДФЛ или внести изменения в стандартный договор с потребителем. Эти стандарты будут полезны вам уже и потому, что при смене того или иного руководителя, новому не придется «изобретать велосипед», и в работе подразделения ничего не изменится.

Не менее важно то, что в результате этой работы выявятся сотни простейших бизнес-процессов, которые можно и нужно автоматизировать, благодаря чему можно будет либо сократить часть сотрудников, либо занять их более сложным и производительным трудом. Предложения об автоматизации тех или иных бизнес-процессов должны поступать от руководителей подразделений постоянно – ведь они обязаны не только управлять своими подчиненными, но и постоянно улучшать их работу, снижать издержки и повышать производительность труда.

О том, как автоматизировать бизнес-процессы, читайте: Автоматизация процессов управления в бэк-офисе – как это работает?

Вы прочитали эту статью, и обнаружили, что ни один из перечисленных признаков не характерен для вашей компании. Поздравляем, ваш бэк-офис управляется эффективно! Если вы увидели в своей компании 2 и более признаков, советуем вам внедрить современную цифровую систему управления. Например, система управления офисом GANDIVA позволяет зафиксировать и проанализировать загрузку каждого сотрудника и каждого подразделения бэк-офиса. Кроме того, в ней имеются инструменты, позволяющие резко снизить трудозатраты на различные совещания, планерки, споры. Благодаря этим инструментам менеджеры всех уровней меньше отвлекаются на текучку и могут больше времени уделять совершенствованию работы своих подразделений.

О том, как российские предприятия повысили производительность труда сотрудников в бэк-офисе, читайте кейсы компаний в блоге GANDIVA.

Хотите получить бесплатную консультацию по автоматизации бизнес-процессов? Пришлите свое имя и телефон на sales@gandiva.ru, и наш специалист свяжется с вами.