Перевод сотрудников на удаленку без потери эффективности: 7 проблем и решений

При переводе сотрудников на удаленку компании, как и год назад, сталкиваются с множеством трудностей. Привычные схемы управления и взаимодействия с персоналом пробуксовывают. Повторяющиеся задачи решаются со сбоями. Из-за этого топ-менеджеры и руководители подразделений начинают думать, что управлять сотрудниками, работающими из дома, сложнее, чем коллективом в офисе. Но есть способы облегчить этот процесс. Рассказываем, как это сделать.

На удаленный режим в первую очередь переводится офисный персонал – сотрудники вспомогательных подразделений (бэк-офиса). Им не нужна специальная техника, материалы или оборудованные помещения – достаточно ноутбука, приложений для работы и выхода в Интернет.

Сложности обычно возникают по трем направлениям. Во-первых, формат удаленки ставит перед менеджментом компаний новые управленческие задачи, которые на практике решаются с переменным успехом. Во-вторых, чтобы взаимодействовать на расстоянии, требуется внедрение и использование цифровых технологий, а к этому шагу готовы не все. В-третьих, у сотрудников, работающих из дома, зачастую снижается продуктивность, и с этим руководителям тоже что-то надо делать.

Справиться с вызовами помогают цифровые технологии в бизнесе. Ведь если использовать технологию автоматизированного офиса и перестроить бизнес-процессы, они не будут зависеть от места нахождения сотрудника. Коммуникации можно осуществлять из любой точки и при этом не терять в эффективности. А значит, режим работы персонала (удаленный или обычный) значения иметь не будет.

Вот типичные трудности перехода на удаленку и работающие способы их преодоления.

Сложности управления

Проблема 1: как узнать, чем занят сотрудник в рабочее время? Этим вопросом задаются многие руководители, лишившиеся из-за удаленного формата возможности использовать привычные способы контроля. Некоторые управленцы даже требуют от подчиненных каждое утро присылать план на день, а вечером запрашивают отчеты о проделанной работе.

Но необходимость микроменеджмента исчезает, если контролировать не рабочее время персонала, а результаты его работы. «К нам в IT-службу приходили запросы из серии «Помогите проконтролировать, кто сколько работает», - рассказывает директор департамента системного администрирования и технического сопровождения Службы информационных технологий и телекоммуникаций Иркутской нефтяной компании Никита Гулевич. – По отдельным работникам информация собиралась – технические возможности позволяют, но тотального контроля у нас нет. Вряд ли целесообразно отслеживать, где находится сотрудник – за компьютером или у холодильника».

Проблема тотального контроля прежде всего возникает в головах управленцев. Как известно, существует 4 стиля управления руководителя: директивный, наставнический, поддерживающий, делегирующий. И при удаленном формате работы уже не получится использовать жесткие директивы. Отсюда вывод: переходите к более мягким методам взаимодействия с подчиненными, доверяйте им в вопросе организации рабочего времени, а контроль смещайте на результаты работы.

Проблема 2: как адекватно оценить занятость сотрудников? Высшему руководству компании сложно увидеть истинную картину по загруженности персонала, основываясь только на субъективном понимании и словах подчиненных (кто-то из них завышает, а кто-то занижает свои показатели). При удаленной работе риск неадекватной оценки возрастает: деятельность персонала не видна, и высшее руководство начинает думать, что тот наверняка недозагружен.

«Когда в нашей компании возник вопрос о назначении ответственного за корпоративные сим-карты, эту работу сначала хотели передать в IT-отдел, - вспоминает заместитель директора по технологиям ГК «АГАТ» Алексей Тапилин. – В IT-подразделении внедрена система GANDIVA, благодаря которой отслеживается загрузка сотрудников, поэтому представить отчет об их реальной загруженности (а это 95 - 97%) было несложно. Тогда вопрос зазвучал иначе: либо в IT-отдел нанимается еще один сотрудник, либо работа передается в другое подразделение. В итоге корпоративными сим-картами стал заниматься другой отдел, у которого не было таких убедительных цифр».

Вывод: объективная картина хорошо видна после внедрения информационных технологий. Даже если вы твердо убеждены, что знаете, как работает ваше подразделение или компания в целом, автоматизация бизнес-процессов откроет много нового. Статистика, формируемая в информационной системе, позволит исключить неадекватные оценки.

Проблема 3: как распределить персоналу нагрузку и оценить результат работы? Если в офисном формате руководитель в ручном режиме раздавал задания подчиненным и «на глазок» анализировал результаты, при переходе на удаленку тоже возникнут сложности. Как понять: задача действительно трудоемкая или работник затягивает с ее выполнением? Удовлетворен ли результатом смежный отдел, для которого выполнялась работа и который тоже переведен на удаленку?

Ответ дают современные цифровые решения. Они уже содержат базовый перечень услуг, оказываемых подразделениями друг другу, а также нормативы, отражающие трудоемкость работы, и эта «база», сформированная в отношении сотрудников бэк-офиса, закрывает большинство потребностей компаний.

«Распределение нагрузки у нас происходит автоматически – с помощью системы «Гандива», - приводит свой пример Алексей Тапилин. – Система сама следит за тем, чтобы нагрузка была равномерной, и направляет заявки тому специалисту, который более свободен. Также система позволяет вывести из рабочего процесса сотрудника перед его отпуском: если руководитель видит, что подчиненному хватает заданий на неделю вперед, заявки больше не направляются. Кроме того, система формирует отчеты, которые помогают оценить эффективность всей группы ответственных и каждого сотрудника, его вовлеченность в процесс».

Вывод: использование технологии автоматизированного офиса качественно меняет ситуацию, и это особенно хорошо видно при работе на удаленке. Если такое решение у вас внедрено, зафиксируйте показатели до и после перехода и регулярно анализируйте их – будет понятна динамика изменения эффективности. Если цифровые решения пока не используются, начните с составления перечня услуг и определения трудоемкости каждой рабочей операции.

Технологические сложности

Проблема 1: цифровое решение есть, но работает плохо. Бывает, что руководители воспринимают внедрение информационных технологий как волшебную таблетку, которая сама по себе избавляет от всех управленческих бед и начинает действовать моментально. В реальности процесс внедрения требует от компании большой работы.

«Идей у всех много, а вот осуществить запуск проекта, довести его до конца, пройти через сопротивление пользователей – это самое сложное, - комментирует директор по информационным технологиям АО «Нижегородский водоканал» Александр Ермольчев. - Процесс же доработки не заканчивается никогда».

Да и сам запуск проекта лучше проводить сначала локально – не нужно пытаться съесть слона целиком. «Я не видел ни одного успешного внедрения какого-либо программного продукта или комплекса управления, когда система устанавливается полномасштабно и завтра перед нами предстает идеальная компания, - отмечает руководитель Gandiva Management System Антон Малов. – Для апробации нужно взять бизнес-процесс, который хорошо понятен руководству компании, и работать именно с ним: оцифровать процесс в виде каталога услуг, дать сотрудникам выбранного подразделения возможность взаимодействовать в системе. А потом на основе полученных пользовательских данных надо постоянно настраивать систему».

Вывод: когда процесс внедрения не форсируется и идет поэтапно, автоматизация бизнес-процессов приносит компании пользу и облегчает жизнь. Учтите это, если приняли решение о внедрении цифровых технологий из-за перехода на удаленку. Внезапный и полномасштабный ввод в эксплуатацию нового программного продукта, скорее всего, не даст ожидаемого эффекта.

Проблема 2: как обеспечить защиту корпоративных данных? Если вы задумались о безопасности информации только в момент перевода сотрудников на удаленку, вы опоздали. Такая работа должна вестись в компании на постоянной основе.

«Защищать корпоративные данные нужно при работе не только из дома, но и в офисе, - уверен Алексей Тапилин. – В ГК «АГАТ» большинство сотрудников не имеют доступа к корпоративной информации (например, к телефонным номерам клиентов, не говоря уже о финансовых показателях). Удаленка здесь ничего не изменила. Те единицы, кто имел какой-либо доступ, лишились его на время работы из дома».

Вывод: удаленный режим работы стал маркером, обозначившим прорехи в системе безопасности, но никаких новых требований к защите данных не ввел. Если вы и раньше занимались вопросами информационной безопасности, перенастроить доступ к важным данным будет легко – буквально в несколько кликов (информационные системы обычно это позволяют). Если же о защите данных вы задумались впервые, надо вернуться к самому началу – созданию системы безопасности.

Сложности взаимодействия с сотрудниками

Проблема 1: как организовать удаленку, чтобы сотрудник был эффективным? Работа из дома сопровождается бытовыми трудностями работника. У него, например, может не оказаться домашнего ПК или возникнуть «очередь на компьютер», поскольку ребенок учится тоже удаленно.

Если руководитель подразделения видит, что подчиненный неэффективен не из-за лени, а объективно лишен возможности выкладываться на 100%, вопрос нужно решать индивидуально. Например, передать сотруднику ноутбук или изменить график работы (особенно если муж и жена трудятся в одной компании, а компьютер у них один).

Вывод: чтобы выявить неэффективность сотрудника, ее сначала надо отследить, в чем поможет внедрение и использование цифровых технологий. Получив неудовлетворительные показатели, выясните у подчиненного причину его неэффективности, и если она объективна – помогите в решении проблемы. Отслеживать отклонения придется в ручном режиме, но сделать это можно быстро. Практика показывает, что для выхода на запланированную эффективность достаточно недели.

Проблема 2: как преодолеть сопротивление персонала? Сотрудники подвержены своим страхам: они боятся тотального контроля при переходе на удаленку, прозрачности рабочего процесса при использовании цифровых технологий в бизнесе, да и вообще любого нового приложения для работы. А где страхи – там и сопротивление.

Снизить напряженность поможет информирование персонала о положительном опыте. «Когда люди понимают, что при работе, например, в системе «Гандива» никто не будет стоять у них над душой, но можно легко и просто получать необходимые ресурсы, быстрее решать проблемы, они перестают сопротивляться», - считает Никита Гулевич.

Вывод: объясните людям выгоды, которые они получат от использования нового решения (желательно на примере других сотрудников), а если сомнения у персонала остались – проведите обучение. Впрочем, если последовательно устранить все предыдущие проблемы, подчиненные сами с готовностью примут изменения.