Система оплаты счетов в системе управления GANDIVA

В предыдущем посте я наметил список конкретных задач, которые позволят мне достичь управленческих целей. В этом посте я опишу решение простой для понимания, но одной из самых сложных в выполнении проблемы — оплаты счетов связи.

Исторически сложилось, что функция оплаты счетов за связь лежит на инженере той площадки, на которой предоставляются данные услуги.

Этот подход имеет целый ряд минусов:

• Нет понимания общей картины затрат на связь по ГК;
• Очень сложно произвести бюджетирование\прогноз затрат по связи. Причём связь — это область, где затраты примерно одинаковы из месяца в месяц;
• Существует проблема с "забыванием" оплаты — халтурным отношением к оплате некоторых инженеров;
• Невозможно сравнить затраты по связи на разных стоянках и в разных регионах;
• Невозможно получить единое предложение от провайдеров связи.

В течение года я проводил большую и сложную работу — договаривался со всеми поставщиками связи во всех городах присутствия ГК, чтобы они присылали электронные копии счетов на определённый почтовый ящик. Договорился со всеми бухгалтерами на всех площадках об изменении процедуры оплаты счетов. Согласовал с руководством позицию в моем отделе и договорился с сотрудником на аутсорсинговые работы по разбору счетов.

Настроенная мной процедура оплаты счетов выглядит так:

1. На определённую электронную почту приходят электронные копии счетов — по 210 штук каждый месяц.
2. Специалист на аутсорсинге разбирает счета, выкладывает в определённую папку с определённым именем файла и заносит затраты в общий excel-файл.
3. Я рассылаю бухгалтерам ГК письмо, что появились счета и их нужно оплатить.
4. Я анализирую затраты по excel-файлу, сравниваю фактические затраты с плановыми.

Единая точка контроля и оплаты за связь уже помогла сэкономить деньги компании. Я добился снижения стоимости связи на 11% за счёт отключения ненужных услуг, сравнения стоимости связи по регионам с последующим пересмотром условий, выявления недобросовестных поставщиков связи, завышающих цены и получения комплексных предложений для ГК.

Самое главное, что мне удалось — убрать паразитную функцию для инженера технической поддержки по оплате счетов. Инженер должен заниматься только своей работой.

Очевидно дальнейшее развитие данной задачи - переход на электронный документооборот. Это решение практически снимет нагрузку со службы IT, останется только функция согласования затрат.

Оригинал статьи