Как внедрять цифровые технологии на предприятии. Семь советов от директора по ИТ

Как обеспечить успех внедрения ИТ-систем на крупном предприятии? Своими советами делится директор департамента системного администрирования и технического сопровождения Службы информационных технологий и телекоммуникаций Иркутской нефтяной компании Никита Гулевич.

Совет первый. Доносите до сотрудников компании возможности цифровых технологий

Роль ИТ-директора предприятия должна быть максимально активной. Нельзя просто дожидаться, когда сотрудники других подразделений попросят вас проработать целесообразность внедрения какого-либо ИТ-проекта для совершенствования их работы. Они попросту не знают о возможностях информационных технологий. Поэтому им нужно рассказывать о том, как те или иные системы могут облегчить или улучшить их работу. 

В Иркутской нефтяной компании мы регулярно проводим «Дни технологий», в ходе которых показываем сотрудникам применение информационных технологий в бизнесе и производстве нашей компании, или рассказываем о тех IT-системах, которые будут внедрены у нас в ближайшем будущем. Кроме того, я стараюсь постоянно делиться с коллегами личным опытом использования таких инструментов для управления своим подразделением.

Совет второй. Опробуйте новые информационные технологии сами

Блок ИТ компании – это такое же подразделение бэк-офиса, как бухгалтерия, юридическая и кадровая службы, отделы безопасности, маркетинга и др. Поэтому во многих случаях в них можно применять общие цифровые управленческие системы. Если это так, то начните внедрение таких инструментов со своего подразделения. Во-первых, на своем примере сможете показать своим коллегам пользу от их применения. А во-вторых, вы самостоятельно апробируете эти инструменты и учтете возможные ошибки при их внедрении.

К примеру, много лет назад сервисное подразделение ИТ-службы Иркутской нефтяной компании начало работать по заявкам сотрудников других подразделений. Для этого мы изначально использовали внешнюю тикет-систему, потом самописный Service Desk, а затем остановились на системе управления услугами бэк-офиса GANDIVA. И лишь добившись хорошего результата после ее внедрения, стали предлагать использование этой системы и другим сферам деятельности компании. На данный момент в системе используется более 25 каталогов услуг различных подразделений – от бэк-офиса до производства.

Совет третий. Добейтесь, чтобы руководство поддержало ваш ИТ-проект 

В таких крупных организациях, как Иркутская нефтяная компания, топ-менеджмент обычно занят стратегическими вопросами развития и несколько меньше внимания уделяет проблемам оперативного управления. Такие вопросы, как внедрение цифровых систем, как правило, спускаются на уровень ниже. Тем не менее, необходимо добиться того, чтобы топ-менеджмент компании поддержал инициативу использования того или иного ИТ-инструмента. Это существенно облегчит переговоры о его внедрении с руководителями подразделений и подстрахует от их возможного саботажа. 

Совет четвертый. Найдите энтузиастов, которые поддерживают цифровые информационные технологии

Наш опыт внедрения управленческих ИТ-инструментов подсказывает, что в компании всегда можно найти руководителей-энтузиастов, которые хотят осваивать что-то новое. Они не любят рутинную работу и мечтают автоматизировать часть бизнес-процессов. Как правило, это харизматичные руководители, чья власть базируется не на тотальном контроле и принуждении, а на личном авторитете, умении убеждать и вести подчиненных за собой. Начинайте реализацию ИТ-проектов с них. Вероятность успеха в их подразделениях много выше. Затем их примеру последуют и другие.

А что делать с остальными – теми, кто привык контролировать каждый шаг подчиненных и не видит себя в другой роли? Я регулярно задаю вопрос «Зачем»? К примеру, при переходе на удаленную работу во время пандемии, такие руководители жаловались, что GANDIVA не дает возможности проконтролировать, работает ли конкретный сотрудник в данный момент или пьет чай. Я спрашиваю: «Зачем вам это знать, если благодаря этой системе вы можете контролировать результат его работы?» Таких «Зачем?» можно задать очень много, и они заставляют руководителей переосмысливать свои управленческие роли.

Совет пятый. Определите оптимальные сроки реализации ИТ-проекта

Когда в Сибири после ослабления пандемии разрешили вернуть сотрудников в офисы, руководители части подразделений Иркутской нефтяной компании высказались за то, чтобы оставить людей работать дома или перейти на смешанный режим работы, поскольку это не влияет на производительность. Руководители других подразделений потребовали вернуть работников в офис в кратчайшие сроки, хотя с помощью в том числе и системы GANDIVA освоили удаленное управление сотрудниками. Таким руководителям привычнее работать по старинке. 

Нужно помнить, что привычки меняются очень медленно, а потому не стоит слишком торопить изменения. Начните с автоматизации небольшого количества простейших операций, дайте время на опытную эксплуатацию системы. Пусть люди сами поймут, что новый цифровой инструмент облегчает им жизнь, и у них сформируется привычка его использования. На это уйдет больше времени, но изменения станут необратимыми. Разумеется, слишком медлить с внедрениями тоже нельзя, но лучше постараться сделать их по возможности плавными.

Совет шестой. Будьте готовы к взрывному спросу на внедрение информационных систем

Когда рост доходов предприятия замедляется, его руководство сильнее задумывается над увеличением производительности труда и снижением расходов. В Иркутской нефтяной компании переломным был 2020 год, когда экономическая ситуация заставила еще внимательнее и жёстче планировать и контролировать расходы, искать возможности их снижения. К тому же потребовалось организовать для большого количества сотрудников перевод на дистанционную работу. В ИТ-службу одновременно обратились руководители многих подразделений с просьбой внедрения системы управления услугами GANDIVA. 

К этому нужно готовиться заранее, чтобы набить шишки на ошибках и досконально отработать технику внедрения той или иной ИТ-системы. Не верьте, что подобная ситуация не повторится в вашей компании. Быстрый рост доходов рано или поздно прекращается у всех, а за внедрение цифрового решения несет ответственность руководитель направления по ИТ. 

Совет седьмой. Учитесь считать затраты на внедрение и использование цифровых технологий

Российские ИТ-специалисты часто хорошо разбираются в современных технологиях, но плохо понимают экономику компании. Зачастую они способны лишь рассчитать затраты на внедрение информационных технологий. Это неправильно. О том, насколько хороший вы руководитель ИТ-подразделения, начальство судит по тому, сколько денег благодаря вам заработала или сэкономила компания. К примеру, перед внедрением GANDIVA мы с коллегами рассчитали, что эту систему экономически оправдано внедрять в компаниях, в бэк-офисах которых работают более 50 сотрудников. В компаниях поменьше выгоднее использовать более простые инструменты. Я на опыте ИТ-службы могу показать, что производительность наших сотрудников выросла на 30%. То есть, теми же силами сотрудники ИТ-департамента выполняют на треть больше работ. 

Советую выполнять подобные расчеты всем. Иначе вы не сможете обосновать необходимость внедрения тех или иных цифровых систем. Руководство компании может и вам задавать вопрос «Зачем»? И отвечать на него лучше всего на языке финансов. 

Пишите нам на sales@gandiva.ru, и мы направим вам методику по оценке результативности вашего подразделения бесплатно.