Как, устранив «зоопарк решений», наладить корпоративные коммуникации

Из-за непродуманной, «лоскутной» автоматизации бизнеса во многих российских компаниях используется большое количество различных программных решений и сервисов, которые, как правило, не интегрированы друг с другом. Это приводит не только к перегрузке ИТ-систем предприятий, но и снижает эффективность корпоративных коммуникаций. Как избавиться от «зоопарка ИТ-решений»?

Руслан Давыдов, руководитель проектов ИТ-компании «Протон»

Чем «зоопарк решений» вреден для компании

Цифровизация бизнеса в России с разной скоростью и интенсивностью продолжается уже не одно десятилетие. Разные предприятия и их отдельные подразделения приступали к внедрению ИТ-инструментов не одновременно, и те, кто начал эту работу первыми часто используют устаревшее программное обеспечение. Выбор ИТ-решений чаще всего доверялся пользователям (бухгалтерии, отделам ИТ, финансов, продаж, закупок, безопасности, HR и т.д.), а те избирали узкоспециализированные решения, наиболее подходящие именно для их деятельности. Постепенно к этим решениям присоединились новые приложения, сервисы и самописные программы… Такая «лоскутная» автоматизация привела к тому, что во многих российских компаниях одновременно используются десятки, а то и сотни ИТ-программ и сервисов. Часть функций предприятия могут осуществляться с использованием нескольких программных продуктов одновременно, а другие – оказаться вообще не оцифрованными. Использование большого количества ИТ-решений требует высоких затрат не только на приобретение лицензий на программное обеспечение, но и на их администрирование. Но плохо даже не это, а то, что для обращения в разные подразделения компании ее сотрудники вынуждены пользоваться разными программными продуктами. 

Почему «зоопарк решений» мешает обеспечить эффективность корпоративных коммуникаций

Для того, чтобы разобраться в «зоопарке ИТ-решений» в компании, нужно помнить, что у ИТ-решений для бизнеса есть всего два вида функционала. Это либо учетная, либо коммуникативная система. В качестве учетной системы в российских реалиях в 95% случаев используется 1С. А вот коммуникативных программ у нас достаточно много. Но, по сути, они несут одну функцию – общение людей между собой. Это либо общение сотрудников с клиентами, либо – сотрудников с сотрудниками: бухгалтера и продавца, специалистов службы снабжения и отдела кадров, производственника и финансиста… Коммуникации между сотрудниками и составляют бизнес-процессы внутри компании.

Во многих из этих бизнес-процессов заняты сразу несколько подразделений. К примеру, если начальник отдела продаж нанимает нового продавца, ему необходимо провзаимодействовать с сотрудниками отделов кадров, охраны труда, службы безопасности, бухгалтерии, АХО, ИТ… С некоторыми – не по одному разу. До пандемии бизнес-процесс найма нового сотрудника (размещение вакансии, подбор, трудоустройство, обучение, создание рабочего места и подключения его к ИТ-системе предприятия) облегчался возможностью личного общения со всеми людьми, задействованными в процессе. И все же на взаимодействие с ними начальник отдела продаж мог потратить несколько часов, а то и дней вместо того, чтобы руководить продавцами. В 2020 году процессы цифровизации резко ускорились, и теперь он должен взаимодействовать с ними через незнакомые ему коммуникативные программы, которыми пользуются их отделы. При этом часть обращений теряется, в некоторых обнаруживаются ошибки, бизнес-процессы не контролируются или контролируются плохо, а значит, в результате проведенных работ по цифровизации временные потери продуктивного сотрудника не только не сократились, но и увеличились.

Корпоративные коммуникации по принципу «одного окна»

Во многих компаниях функционирование системы корпоративных коммуникаций сегодня напоминает процесс оформления квартиры или дома в собственность в России лет десять назад. Тогда для этого нужно было посетить пять-семь государственных учреждений (Росреестр, Кадастровая палата, БТИ, Налоговая инспекция, Росстат и т.д.), отстоять в них очередь и заполнить незнакомые большинству граждан бланки заявлений и документов. Затем снова отстоять очереди на получение документов, а, если в них вкрались какие-то ошибки – то и не по одному разу. Государство решило эту проблему, используя принцип «Одного окна». Сегодня для оформления недвижимости в собственность достаточно посетить МФЦ. А многие другие государственные сервисы можно получить и вовсе удаленно – через портал Госуслуг.

Тот же принцип «Одного окна» стоит реализовать и в корпоративных коммуникативных системах. Современные информационно коммуникационные технологии это позволяют. С каким бы запросом ни потребовалось обратиться сотруднику предприятия – от самых банальных вроде предоставления Справки 2НДФЛ или замены лампочки над рабочим местом, до согласования действительно сложных проектов – он должен иметь возможность воспользоваться одним программным обеспечением. Какие бизнес-процессы задействованы для удовлетворения этого запроса, как они выстроены и кто принимает в них участие, его касаться не должно. Все должно происходить, как минимум, также просто и удобно, как в МФЦ.

Благо, на российском рынке уже имеются необходимые для реализации принципа «Одного окна» бизнес-решения. Так, одно из них – система управления бэк-офисом GANDIVA –имеет встроенный каталог бизнес-процессов, описывающий практически все возможные внутрикорпоративные взаимодействия в компании. При необходимости здесь можно создавать как новые бизнес-процессы, так и совершенствовать существующие. Поскольку же «Гандива» хорошо интегрирована с 1С, при ее использовании необходимость в других коммуникативных программах отпадает. «Зоопарк решений» уходит в прошлое.

Цифровизация и автоматизация бизнес-процессов на основе единой системы коммуникаций

Единая коммуникативная система компании не только удобна для сотрудников, но и позволяет руководству компании контролировать бизнес-процессы. К примеру, в торговом зале сломался кассовый аппарат. Процесс его починки от обращения в ИТ-службу до решения проблемы занял несколько часов, из-за чего в компании возникли финансовые потери. Если коммуникации внутри компании осуществлялись через несколько ИТ-сервисов, по почте или телефону, выяснить причины столь длительного простоя бывает непросто. Если запрос сделан через единую систему, они определяются мгновенно. 

Россияне, на протяжении нескольких лет пользующиеся порталом Госуслуг и МФЦ знают, что скорость предоставляемых через них государственных услуг постепенно возрастает, количество сервисов увеличивается, и получить их становится все проще. Это происходит не само по себе, а в результате целенаправленной работы госорганов над совершенствованием процессов. Ведь, если бизнес-процессы занесены в единую коммуникативную систему, значит они уже описаны, их можно проанализировать, попытаться упростить, ускорить, а затем и автоматизировать. Подобная работа должна быть организована и в бизнесе. В «Гандива» имеются необходимые для этого инструменты. Главное, поставить цели – чего вы хотите добиться в результате совершенствования и автоматизации процесса? Понять, как достижение этих результатов отразится на экономических показателях вашей компании. 

Узнайте, как ГК «САКСЭС», перестроив корпоративные коммуникации по принципу одного окна, подготовила региональную экспансию.

Читайте также, как ГК «Агат», используя информационно-коммуникативные технологии для управления офисом, сократила затраты на фонд оплаты труда на 288 млн рублей в год.