Как оптимизировать работу с бюджетом и контролировать расходы на рекламу? Кейс ГК «Агат»

Бюджетирование расходов – важная часть работы. Запланировать бюджет – это первый шаг. Второй, не менее важный – контроль бюджета на рекламу. ГК «Агат» удалось автоматизировать этот процесс после того, как система управления маркетингом была изменена с помощью цифровых инструментов.

Директор по маркетингу ГК «АГАТ» Наталья Чубырина

Цифровизация маркетинговой деятельности: техническое задание

ГК «Агат», как и большинство российских компаний, в качестве основной учетной программы использует 1С. А вот в качестве основной управленческой программы мы используем платформу GANDIVA, которая интегрирована с 1С. Мы поставили разработчику «Гандива» компании «Протон» задачу подготовить специальный модуль, в котором должны быть бесшовно интегрированы 1С и «Гандива» для решения следующих задач:

1. Медиапланирование и бюджетирование. Согласование рекламных и маркетинговых активностей руководителями.
2. Оперативный контроль расходования согласованного бюджета;
3. Возможность работы с медиапланом в одном месте в режиме онлайн. Если кто-либо из маркетологов выпадает из рабочего процесса, по разным причинам, замещающий сотрудник должен видеть, какие активности были запланированы, что из них уже запущено, что нет и, соответственно, легко планирует работу.
4. Легкий контроль со стороны руководителей. Всегда под рукой полная информация по активностям за любой промежуток времени. Можно легко найти заявки и поднять необходимую информацию;
5. Реализация сквозного прозрачного процесса от медиапланирования до оплаты и проведения закрывающих документов по каждому виду активностей. Одной строкой можно проследить движение денежных средств и закрывающих документов по каждому размещению. Менеджеры по документообороту привязывают документы непосредственно к каждому плану и создают заявки на оплату из каждого плана. Т.е. мы видим, что было запланировано и забронировано, на какую сумму, оплачено или нет, проведены ли закрывающие документы или их нужно запросить у подрядчика;
6. Система на каждом этапе проверяет наши действия и контролирует расход бюджета

Компания «Протон» разработала для нас такой модуль. Он получил название Рабочий стол «РМ Маркетинг».

Интеграция 1С и GANDIVA в «Рабочем столе маркетолога»

Отдельно хотелось бы сказать о возможностях Гандива: система дает возможность работать с тремя типами задач:

1. Заявка: заказ конкретного вида работ – выполнение
2. Задача: обсуждение проекта или выполнение этапа крупного проекта
3. Проект: проектная деятельность, которую можно разложить на одношаговые действия – заявки и/или задачи с легким и простым контролем. Система отражает сроки выполнения и статусы всех этапов: выполнен, в работе, на согласовании и т.п.

В Гандива могут работать как сотрудники компании, так и внешние пользователи – например, наши подрядчики. Это создает дополнительное удобство для всех сторон. Есть формализованная задача от инициатора, у подрядчика есть возможность задать все уточняющие вопросы и обсудить все моменты. Заявка всегда доступна для просмотра, если возникнет необходимость вернуться к деталям.

Для каждого возможного вида заявок уже создан или легко может быть создан отдельный шаблон. Это позволяет четко распределять каждый тип заявок на нужного исполнителя. 

Система управления маркетингом. Что дала автоматизация бизнес-процессов? 

Сегодня работа маркетолога строится так: маркетолог продумывает рекламную кампанию, планирует бюджет и заносит медиаплан в рабочий стол маркетолога. 

Автоматически проводится первая проверка: соответствие плана согласованному бюджету. Система показывает, есть ли отклонение. В случае, если план превышает согласованный бюджет, система не даст начать работу по данному пункту. Далее из каждого пункта плана маркетолог оформляет все необходимые по данному размещению заявки.

Заявку согласовывает руководитель, тем самым подтверждая каждую рекламную активность. 

Ответственное подразделение отрабатывает заявку, согласовывает все нюансы и финальный бюджет с инициатором. После этого конечная сумма затрат вносится в отдельное поле в заявке, она отправляется на проверку. В этот момент финальная сумма затрат по активности отражается в РМ маркетолога как фактическая затрата. Т.е. мы видим финальную сумму, и ЮЛ подрядчика. 

Если вся сумма по плану уже исчерпана, то система не дает маркетологу создать новую заявку. Все данные по бюджету: согласованный бюджет, запланированный бюджет и фактически израсходованный бюджет видны в режиме онлайн. Когда поступают закрывающие документы, менеджеры по документообороту соотносят вид работ/услуг, ЮЛ подрядчика и сумму и четко понимают, к какому размещению относятся документы. Они создают заявку на оплату и проводят закрывающие документы в строгой привязке к фактической строке плана. По окончанию месяца сотрудники группы документооборота проверяют, все ли закрывающие документы поступили и запрашивают недостающие документы у подрядчиков.

Для удобной работы со всеми рекламными и маркетинговыми активностями мы создали удобную структуру в «Гандива». К каждому виду размещения привязан готовый шаблон заявки. Нам не нужно думать в какую категорию написать заявку. Если мы пишем ее из плана на радио, то откроется шаблон заявки на радио-размещение. Если это заявка на производство POSM-материалов, то откроется соответствующий шаблон.

В любой момент времени маркетолог может открыть необходимую заявку непосредственно из пункта плана в 1С и проверить статус работ по ней. Нет необходимости переходить в GANDIVA и искать заявку в системе.

В системе можно вести долгосрочные рекламные кампании. К примеру, заключить договор с радиохолдингом на несколько месяцев вперед и активировать заявки по мере открытия очередного бюджета.

Заявки невозможно потерять или перепутать – у каждой свой уникальный номер, по каждой видно, кто и зачем эту заявку заводил, кто согласовал, на какой стадии она находится. 

Максимально облегчен контроль работы маркетолога – его руководитель может в любой момент зайти в систему и посмотреть, что уже сделано, а что находится в работе.

Данная система, в принципе, может использоваться не только для работы с бюджетом маркетинга. Она универсальна и подходит для работы с любыми видами бюджета. GANDIVA позволяет создавать все необходимые шаблоны заявок.

Узнайте, Как с помощью GANDIVA была обеспечена автоматизация HR-процессов Службы управления персоналом

А также читайте: Как повысить контроль и мотивацию персонала во всех подразделениях бэк-офиса

Заказать демонстрацию системы GANDIVA