Почему автоматизация бизнес-процессов строится не только на IT

Эффект от автоматизации бизнес-процессов достигается только при совершенствовании системы управления предприятием. В этом на собственном опыте убедилось руководство инжиниринговой компании «Фабрика композитов». Делимся ее опытом.

Задачи автоматизации бизнеса возникают по мере роста компании

«Фабрика композитов» – быстрорастущее предприятие. Оно было основана в 2014 году, в 2019-м в здесь работали 500 сотрудников, а сейчас – уже 800. Это инжиниринговая компания полного цикла по разработке, конструированию и производству на заказ изделий из композитных материалов для применения в самых разнообразных сферах: машиностроении, дорожном строительстве, для инженерной инфраструктуры, городского хозяйства и многих других. Она получила широкую известность на рынке благодаря производству деталей интерьера и экстерьера из стеклопластика для общественного электротранспорта, например, для электропоезда «Иволга», низкопольных трамваев «Витязь», «Лев», электробуса «Пионер», троллейбуса «Адмирал».

Однако, быстрый рост – это и серьезные проблемы для руководства. Пока компания была маленькой, ею можно было эффективно управлять вручную, и автоматизация процессов управления была не нужна. Но с ростом численности персонала ручное управление вызвало серьезные проблемы. По словам административного директора «Фабрики композитов» Юлии Иванцовой, типичными для компании стали очереди в кабинет руководителя, потери служебных записок, огромное количество времени на все стадии согласования бумажного документа. 

Для коммуникаций между сотрудниками использовалось множество разрозненных каналов и программ: мессенджеры, телефон, почта, 1С и прочее, в которых сложно ориентироваться, не говоря уже о безопасности хранения информации. При передаче документов между производственными площадками, часть из них терялась. Кроме того, не были прописаны и формализованы управленческие процессы – они сильно зависели от сотрудников и менялись вместе со сменой персонала.

Все это очень тормозило бизнес-процессы и стало крайне негативно влиять на экономические результаты. Потребовалось сформировать качественные стандарты работы, позволяющие предприятию эволюционировать без постоянной оглядки на работу бэк-офиса. Автоматизация бизнес-процессов стала жизненной необходимостью.

Как были выбраны направления автоматизации бизнес-процессов 

Руководство компании поставило цель упорядочить внутренние процессы коммуникаций, в т.ч. один из основных процессов – оформление заказ-нарядов на производство, автоматизировать все коммуникации по исполнению производственного заказа в рамках одной платформы. 

Системы автоматизации бизнес-процессов должны изменить отношения в компании

Подобным требованиям отвечали многие программы автоматизации бизнес-процессов. В 2018 году на «Фабрике композитов» внедрялась система управления ELMA. Однако, по словам Юлии Иванцовой, бизнес-процессы в ней оказались слишком «жесткими»: сотрудники сами – без внешней помощи - не могли завести новые процессы и корректно отразить действующие.

По рекомендации одного из сотрудников руководство компании решило сменить ее на систему управления бизнес-процессами GANDIVA. Для этого обучили своего специалиста сервисам, показали механику работы ПО и начали описывать бизнес-процессы самостоятельно, добавляя сервисы внутрь системы. 

«Как показала практика, это не было оптимальным решением – многие сотрудники не поняли, для чего это нужно, долгое время продолжали «ходить ногами», «забывали пароли», звонили, решали вопросы устно и оказывали всяческое сопротивление, – вспоминает госпожа Иванцова. В результате для внедрения «Гандива» был приглашен специалист по автоматизации бизнес-процессов от компании - разработчика ООО «Протон»

Работая с ним, сотрудники «Фабрики композитов» поняли, что автоматизация бизнес-процессов – это не внедрение очередного ИТ-решения. Необходимо изменение принципов управления офисом компании. Раньше служебные подразделения (бухгалтерия, HR, IT, АХО, юротдел, отдел безопасности и т.д.) существовали как бы сами по себе, были слабо замотивированы на достижение экономических результатов компании. С внедрением GANDIVA они стали оказывать другим подразделениям сервисы, количество и стоимость которых несложно посчитать, а качество оценивается их заказчиками. 

Это существенно меняет взаимоотношения сотрудников разных подразделений и даже их менталитет. Поэтому проекты автоматизации бизнес-процессов в российских компаниях нередко внедряются не быстро и не без труда. Так произошло и на «Фабрике композитов». «В силу нашей специфики внедрение идет тяжело, – рассказывает Юлия Иванцова, – и должен пройти не один цикл использования, прежде чем все руководители возьмут ответственность на себя». Над каждым показателем компания продолжает работать, двигаясь эволюционно небольшими шагами, детально прорабатывая каждый бизнес-процесс, описывая его документально. 

При этом коллективу демонстрируются все значимые успехи. Для «Фабрики композитов» таким успехом была, например автоматизация процессов оформления командировок. Раньше ими занимались три сотрудника, в задачи которых входило оформление заявок, приказов, своевременный сбор подписей. Автоматизация процессов предприятия привела к тому, что командировками занят один человек: заявка оформляется в GANDIVA, оформление и согласование документов происходит также в системе. Экономия ФОТ за 6 месяцев составила 360 тыс. рублей. И при этом командировки стали оформляться значительно быстрее.

Автоматизация процессов управления: промежуточные результаты

На данный момент в системе GANDIVA автоматизированы коммуникации и сервисные услуги (командировки, такси, сотовая связь, запросы в ИТ, в АХО, в службу персонала, в службу главного инженера, в службу безопасности, другие сервисные процессы). Решение используется коммерсантами, конструкторами, технологами, закупщиками, проектантами, логистами – практически всеми подразделениями предприятия. 

По словам Юлии Иванцовой, автоматизация бизнес-процессов привела к тому, что:

• Стали легче и быстрее решаться спорные ситуации, в любой момент можно подключить нужного участника в мобильном или стационарном приложении; 
• Сократилось количество документов и очередей в кабинеты, рабочих встреч, незапланированных совещаний и планерок; 
• Изменилась культура общения – формализовать вопрос в системе удобнее, нежели спорить на совещаниях, тратить время коллег, когда многие вопросы можно обсудить онлайн. Все стало более четко, прозрачно, структурно;
• Внедрено проектное управление, что облегчило работу на перспективу развития, за счет упрощения сложных взаимодействий между структурными подразделениями и службами;
• Ввели контроль исполнения поручений в GANDIVA. Выросла исполнительская дисциплина;
• Во время пандемии GANDIVA позволила вывести часть функционала компании на удаленную работу и уменьшить количество личных контактов между сотрудниками.

«Полное масштабирование проекта не завершено и по сей день – ряд процессов так и остались неформализованными, и тут нам есть над чем работать, – отмечает Юлия Иванцова. – Но мы видим результат внедрения TSM (Total Service Management), и нам нравится прозрачность, измеримость и порядок в процессах. Система дает возможность увидеть, где компания находится сейчас и в какой точке нужно оказаться завтра». 

Годовые итоги использования системы автоматизации бизнес-процессов GANDIVA в цифрах

Для демонстрации системы пишите нам на sales@gandiva.ru