Как ГК «САКСЭС» подготовила масштабирование бизнеса

Руководство нижегородской компании «САКСЭС» решило усилить экспансию бизнеса в регионы России. Одним из важных условий стала автоматизация бизнес-процессов в бэк-офисе. Что для этого было сделано, и к каким результатам привело?

Региональной экспансии мешала организационная структура компании

Компания «САКСЭС» была создана в Нижнем Новгороде 20 лет назад. Изначально она специализировалась лишь на продаже кровельных материалов. Затем направления деятельности стали расширяться и появились производство и продажа светопрозрачных конструкций, ворот и автоматики, широкого спектра строительных материалов, возникли подразделения, осуществляющие строительно-монтажные работы. Компания открыла подразделения в 15 городах России: Москва, Киров, Воронеж, Санкт-Петербург, Казань, Набережные Челны, Чебоксары, Йошкар-Ола и др. Численность штатных сотрудников превысила 700 человек. Казалось бы, все отлично, но…

«Мы никогда не стремились к узкой специализации, а работали по разным направлениям практически во всех сегментах рынка. И такой подход имел успех. В Нижнем Новгороде «САКСЭС» на наших рынках – это компания №1, – рассказывает один из сооснователей предприятия Константин Назаров. – Но масштабировать бизнес-модель нашего домашнего региона за пределами Нижегородской области на 100% нам не удалось нигде. В каких-то сегментах рынка мы и в регионах в первых списках, а в каких-то не представлены вообще». Между тем, именно в масштабировании всех направлений, в которых у компании накоплены компетенции, собственники «САКСЭС» видели точки роста в бизнесе. А потому они поставили задачу – создать абсолютно масштабируемую структуру, которая позволила бы компании достаточно быстро расширяться географически. 

Под управленческие функции компании создан Корпоративный центр

Пять лет назад «САКСЭС» представляла из себя группу разрозненных юридических лиц, работающих под единым брендом. Система управления была децентрализованной. В каждой компании существовала своя, исторически сложившаяся, управленческая структура, и даже учетные программы в них использовались разные. «Этот бизнес был не то, что не масштабируемым, его контролировать и управлять им было сложно», – вспоминает Константин Назаров. Компании требовалась систематизация бизнеса.

В качестве одной из задач собственники компании поставили создание Корпоративного центра, в который были бы вынесены на внутренний аутсорсинг такие функции, как бухгалтерия, финансы, казначейство, экономика, службы корпоративной безопасности, маркетинг и ИТ. Такое решение позволило бы, с одной стороны, повысить эффективность системы менеджмента, а с другой – снизить управленческие расходы предприятия за счет масштаба.

Разрозненные данные из разных управленческих учетных программ были объединены в общую «1С: ERP Управление предприятием». Была унифицирована отчетность и структура входящих в группу «САКСЭС» компаний. Уже это обеспечило синергию при решении многих вопросов. Однако эффективность работы управляющей компании Группы предприятий, в которую, по сути, превратился Корпоративный центр, собственников не устраивала. 

Коммуникации между сотрудниками Корпоративного центра и работниками предприятий не были ни надежными, ни прозрачными. Сотрудники производственных, строительных и торговых подразделений обращались в Корпоративный центр по телефону, электронной почте, через различные мессенджеры… Их заявки могли выполняться с существенным запозданием, а то и просто терялись. Если раньше собственники с трудом контролировали входящие в группу компании, то теперь возникли сложности с контролем работы Корпоративного центра.

Для повышения эффективности Корпоративного центра потребовалась система автоматизации бизнес-процессов

Было необходимо найти решение, которое позволило бы сделать прозрачными и системными взаимодействия между исполнителями и заказчиками услуг Корпоративного центра, систематизировать перечень его сервисов, разработать и внедрить показатели для измерения уровня сервиса. И сделать так, чтобы эти показатели влияли на мотивацию сотрудников, помогая поднять производительность труда. Корпоративному центру требовалась автоматизация бизнес-процессов.

«Я иногда грущу по тем временам, когда мы только начинали бизнес, – вспоминает Константин Назаров. – У нас не было ни ИТ, ни отдела маркетинга. Всех сотрудников я знал лично, и мог управлять компанией с помощью записей на бумаге да расчетов в Exсel. Но изменилась не только компания, а и весь мир, и без использования сложных ИТ-инструментов, автоматизации бизнес-процессов сегодня обойтись невозможно. Ты либо осваиваешь их и находишься в тренде, либо выпадаешь из бизнеса». 

И все же, в качестве одного из основных требований к программному обеспечению для автоматизации бизнеса была выдвинута простота его использования – ведь предстояло научить работать с ним не только топ-менеджеров компании, но и рядовых сотрудников: мастеров на производстве, строителей, продавцов… Руководство «САКСЭС» изучило несколько ИТ-платформ, имеющих достаточно функций для решения поставленных задач и обеспечивающих автоматизированное управление бизнес-процессами. В итоге выбрали систему бережливого управления офисом «Гандива».

GANDIVA – это российская ИТ-платформа для управления офисом, позволяющая автоматизировать внутренние коммуникации. Она с точностью до минуты показывает загрузку каждого сотрудника и каждого подразделения, качество их работы. Готовые отчеты позволяют оцифровать работу сотрудников, выявить лидеров и аутсайдеров, контролировать сроки выполнения заявок внутренних заказчиков. 

Подключение сотрудников «САКСЭС» к этой ИТ-платформе началось в апреле 2020 года. 

Система мотивации персонала меняется поэтапно и постепенно 

Внедрение подобных управленческих программ нередко сталкивается с сопротивлением руководителей офисных подразделений – их деятельность становится прозрачной для руководства, исчезают возможности для приписок и манипуляций. В «САКСЭС» такого сопротивления не было. «Руководители подразделений Корпоративного центра устали от конфликтов с сотрудниками обслуживаемых ими компаний. Они считали, что работают хорошо, но фактов и цифр, подтверждающих их хорошую работу, у них не было. А при спорах людей, приносящих компании деньги и занятых их обслуживанием, симпатии собственников чаще склоняются в сторону «добытчиков», – объяснил Константин Назаров. 

Зато возникло недовольство у рядовых пользователей, причем, как со стороны внутренних заказчиков, так и исполнителей услуг Корпоративного центра. Первых возмутил рост бюрократии в компании: раньше можно было просто позвонить, к примеру, в ИТ-отдел сисадмину и позвать отремонтировать компьютер. Теперь необходимо заполнить специальную форму в автоматизированной системе управления. Однако, накал недовольства быстро спал, поскольку и заказчикам, и исполнителям стали очевидны не только недостатки, но и преимущества работы по-новому. Внутренние заказчики теперь точно знают, когда их заявка будет исполнена. Внутренние исполнители стали получать структурированные, понятные для них заявки, со всеми необходимыми данными. Благодаря тому, что в системе GANDIVA указаны приоритеты исполнения той или иной заявки, у исполнителей исчезли авралы и простои. Они смогли выполнять больше работ за меньшее время. 

Облегчил внедрение «Гандива» в компании и постепенный подход. Изначально ее опробовали на службе ИТ, а потом распространили на все подразделения Корпоративного центра, поэтапно дополняя систему новыми сервисами. Кроме того, система мотивации и стимулирования персонала в «САКСЭС» предполагает премирование за перевыполнение планов, но на первых порах в ней нет штрафов за несвоевременное выполнение заявок. «Начать гнобить людей – это не самое лучшее решение. Не факт, что сработает, а сотрудников потерять можно, – утверждает Константин Назаров. – Поэтому мы на первых порах старались помогать, учить, организовывать, а не «жестили» со штрафами. Теперь, когда система прижилась, начинаем потихонечку закручивать гаечки».

За год использования GANDIVA Корпоративному центру даже без широкого применения штрафных санкций удалось существенно повысить производительность труда сотрудников. К примеру, юридический отдел за год работы в системе стал обрабатывать в два с половиной раза больше обращений при том же штате юристов. Средний срок выполнения заявок снизился в 2,2 раза, а производительность труда персонала здесь выросла на 87%. 

Стоимость внедрения «Гандива», включая расходы на первоначальные консультации специалистов разработчика ИТ-платформы, абонентскую плату, обучение сотрудников и пр. Константин Назаров оценил чуть выше одного миллиона рублей. «Думаю, за счет роста производительности труда она окупилась уже на этапе внедрения, – заявил господин Назаров. – Помимо этого, у нас снизились и управленческие расходы. Мы считаем, что не ошиблись с этим сервисом».

Трансформация бизнес-модели «САКСЭС». Первые итоги

Благодаря тому, что «САКСЭС» наладила эффективное функционирование Корпоративное центра, задачу по подготовке к масштабированию бизнеса в другие регионы страны руководство считает выполненной. Сегодня собственники четко контролируют деятельность всех подразделений и могут оперативно принимать необходимые управленческие решения. Насколько намеченная экспансия бизнеса в регионы окажется успешной, покажет время. Пока же правильность принимаемых в «САКСЭС» решений подтвердил 2020 пандемийный год. Несмотря на локдауны, ограничения, экономический кризис, компания не только не снизила объемы выполняемых работ, но даже и перевыполнила намеченные ранее планы по выручке и прибыли. 

О том, как другие российские предприятия повысили производительность труда сотрудников в бэк-офисе, читайте кейсы компаний в блоге GANDIVA.

Как обеспечить успех внедрения сложных цифровых инструментов на предприятии? Читайте советы директора департамента системного администрирования и технического сопровождения Службы информационных технологий и телекоммуникаций Иркутской нефтяной компании Никиты Гулевича.

Остались вопросы по автоматизации бизнес-процессов в офисе? Задайте их на sales@gandiva.ru