GANDIVA повышает эффективность работы компании любой отрасли

Опытом внедрения GANDIVA делится  исполнительный директор федерального оператора по обработке и утилизации отходов Юлия Сергеевна Пичугина. Внедрение началось с ИТ-службы в конце 2017 года, сегодня системой менеджмента охвачена большая часть процессов компании. 

Компания:

Группа Компаний «Чистый город» работает с 2005 года и сегодня реализует федеральную реформу в сфере обращения с отходами в 5 регионах Южного Федерального округа – Ростовской, Астраханской областях, Краснодарском крае, Республиках Калмыкия и Адыгея. Компания выполняет экологическую функцию: выполняет сбор, транспортирование, обработку, утилизацию, обезвреживание, захоронение твердых коммунальных отходов. В компании работает более 2 000 сотрудников.  

Проблематика:

По мере развития компании и открытия новых офисов, рос штат и количество вопросов, которое необходимо контролировать. Когда численность достигла 2 000 сотрудников, работающих в девяти территориальных зонах, руководство столкнулось с тем, что при ручном управлении уже невозможно контролировать и координировать работу подразделений. Поэтому появилась необходимость в поиске и внедрении программного обеспечения, способного выстроить систему работы.

Цель: 

На 2018 год топ-менеджментом определены цели: 

1. Автоматизировать процесс управления подразделениями компании, повысить эффективность работы и взаимодействия сотрудников, 
2. Автоматизировать процесс обработки обращений от населения, увеличить скорость обслуживания, сократить до нуля количество потерянных и не отвеченных обращений.

Задачи:

Для реализации поставленных целей ИТ-службе было поручено внедрить ПО, которое позволит организовать документооборот, наладить простые и быстрые коммуникации между всеми подразделениями, обеспечить контроль за всеми процессами компании, внедрить четкие стандарты и нормативы работы, получить объективную аналитику деятельности компании.

Решение:

По итогам конкурсного отбора было выбрано решение GANDIVA. Система отвечала многим требованиям группы компаний: 

1. Организации документооборота 
2. Простая и быстрая коммуникация между подразделениями 
3. Контроль за всеми процессами компании
4. Четкие стандарты и нормативы работы 
5. Аналитика деятельности компании 
6. Мобильность и удаленное управление
7. Легкость в обучении и использовании 
8. Адаптивность к специфике бизнеса клиента.

Процесс внедрения в компанию начался с ИТ-службы и занял 14 дней. Через месяц ПО было масштабировано на всю компанию.

Результат:

Автоматизирован процесс приема обращений граждан: с помощью GANDIVA ведется обработка документов, реализовано «безбумажное делопроизводство», выстроен процесс коммуникаций и, как результат, оперативное решение вопросов и эффективное использование рабочего времени. Система фиксирует объем, время и качество выполнения работ. Это позволяет оценивать результативность каждого сотрудника и равномерно распределять нагрузку. Руководитель подразделения ежемесячно анализирует показатели работы и видит, что нужно улучшать и какие процессы оптимизировать. Теперь ни одно обращение не будет потеряно или оставлено без ответа. А гражданин четко знает, когда будет решен его запрос. 

До внедрения GANDIVA call-центр не собирал данные и не замерял эффективность. Сейчас все прозрачно: на сегодняшний день с ноября 2017 года обработано 30 000 обращений. Отработку заявок ведут 124 специалиста, то есть на каждого приходится по 240 заявок. Без внедрения системы и автоматизации этого процесса, такой рост производительности труда был бы не возможен.

Автоматизирован процесс взаимодействия с подрядчиками, осуществляющими вывоз твердых коммунальных отходов из мест накопления. Служба логистики и мониторинга получает заявки внутри системы и распределяет их по направлениям в зависимости от территориальной зоны.  Забор отходов контролируется дистанционно, с помощью спутниковой навигации и фото-фиксации. Все данные, полученные в процессе работы, подгружаются в систему, что позволяет руководителям участков оценить результаты деятельности, выявить узкие места и в режиме онлайн работать над улучшениями.

Юлия Пичугина, исполнительный директор: «Работа через GANDIVA позволила своевременно получать информацию об эффективности на каждом этапе процесса оказания услуг для населения и контролировать работу всей компании в едином информационном поле. В результате рабочее время сотрудников стало использоваться более эффективно, а управленческий персонал получил возможность контролировать компанию удаленно через мобильное приложение».

Подробнее смотрите в видео: