Чем помогут технологии автоматизированного офиса HR-директору?

Экономия времени, четкая формализация рабочих процедур и понятные алгоритмы решения повторяющихся задач, помощь при подборе сотрудников – это лишь часть выгод, которые получает от автоматизации бизнес-процессов служба по персоналу - подразделение, которое больше других ориентировано на человека. Делимся опытом, как внедрение информационных технологий помогает управлять людьми.

Илья Навдаев, директор по персоналу ГК «АГАТ»

Как была организована наша деятельность до автоматизации бизнес-процессов?

Службу персонала в ГК «АГАТ» я возглавляю больше года, а до этого 13 лет работал в дилерских центрах (в том числе на позициях директора). Сейчас сотрудникам компании сложно вспомнить времена, когда не было системы «Гандива». Она внедрялась довольно давно и все к ней уже привыкли.

Как человек дисциплинированный, я всегда старался упорядочить свою работу. Раньше пользовался основным инструментарием Microsoft Office, сетевыми папками, облегчавшими процесс обмена информацией, создавал таблицы, где отражалась динамика тех или иных договоренностей, дополнительные папки из категории «Лист ожидания», «Требуется реакция». Так что привычка отслеживать задачи, по которым нужно решение либо ответ, и вопросы, которые самому надо проработать, сформировалась давно.

Внедрение информационных технологий в компании сделало ненужными большинство программ и вспомогательных приложений для работы. Система GANDIVA упорядочила все бизнес-процессы: выстроены четкие алгоритмы и вертикаль взаимодействия, что позволяет экономить время.

Если бы сейчас пришлось вернуться к работе без цифровой платформы, я бы стал вести дела по старинке, в Excel. Обходиться совсем без какой-либо формализации процессов нельзя - непременно возникнут сложности. Например, исполнитель в удобный для себя момент переформулирует задачу так, как ему удобно, – особенно если сроки поджимают. Поэтому я все равно использовал бы элементарные инструменты для структурирования работы, - даже понимая, что они не обеспечат нужную скорость и четкость взаимодействия между службами и конкретными людьми.

Чем удобна GANDIVA для руководителя?

Руководитель получает от автоматизации бизнес-процессов два основных эффекта.

Во-первых, увеличивается скорость согласований и принятия решений, а это болевая точка для многих управленцев. Приведу пример. Сейчас ГК «АГАТ» подыскивает руководителя для нового (сельскохозяйственного) направления и на собеседовании один из кандидатов первым делом спросил о нашей матрице взаимодействия между службами. Было понятно, что данное условие работы беспокоило кандидата: у предыдущего работодателя департаменты и подразделения тратили колоссальное количество времени на многочисленные согласования.

Честно сказать, для меня этот вопрос был немного странным, поскольку в нашей компании все взаимодействие выстроено через GANDIVA на уровне, обеспечивающем максимальные скорости согласования и комментирования вопросов, задач, проектов. У нас действует четкая система отслеживания задач. Многое решается нажатием кнопки «Создать заявку», а дальше о проблеме можно не думать. Заявки некоторых категорий выполняются в установленные нормативами сроки и человеку, сформировавшему запрос, даже не важно, кто будет исполнителем.

Во-вторых, возникает понятное распределение ответственности. Ведь для выполнения задачи одной скорости недостаточно, должно быть изначальное понимание, кто согласовывает решение и кого надо держать в курсе дела. В крупной группе компаний без системного подхода не обойтись. Например, у нас почти 40 автосалонов, а это 120 руководителей дилерских центров. Всего в компании порядка 280 руководителей разных уровней. У каждого из них без GANDIVA было бы свое интуитивное понимание или сложившаяся привычка, с кем и какой вопрос согласовывать. С технологией автоматизированного офиса все стало проще. По каждой категории заявок определен круг согласующих лиц и обозревателей (сами они не принимают решений по конкретной заявке, но имеют к ней доступ и должны знать о ее движении).

Вопрос о распределении ответственности с помощью обозначения круга согласующих лиц актуален и для нашего блока по работе с персоналом. У меня в подчинении 6 служб. Например, в департаменте расчета заработной платы всегда есть что согласовывать и пересогласовывать: ежемесячные цели и задачи, их корректировка, индивидуальные расчетные данные по итогам месяца. Чтобы собрать всех людей, участвующих в решении того или иного вопроса, выслушать мнение каждого, зафиксировать и структурировать полученную информацию, раньше ушли бы дни и недели. А еще надо было бы хранить целый массив данных в виде электронной переписки, протоколов собраний, письменных договоренностей. Сейчас нужен только номер заявки - даже если возникают отклонения от алгоритма решения вопроса. Зная номер, можно восстановить всю хронологию событий, посмотреть, кто и что согласовал и какие комментарии оставил.

То есть каждый – от руководителя, инициировавшего запуск проекта, до исполнителя небольшой задачи в рамках данного проекта – получает свой участок ответственности и знает о его границах. Это помогает избежать перекосов, когда на сотрудника перекладывается ответственность, которую он вообще не должен на себя брать, поскольку такая работа выходит за рамки его функционала. Разграничение происходит, например, так. Руководитель подразделения создает заявку, а сотрудник оставляет в ней комментарий о том, что одну часть задания сделает он, а вторую часть надо передать в другое подразделение, открыв для этого новую заявку.

Как мы отбираем соискателей?

В ГК «АГАТ» работает 4,8 тыс. человек и в день мы принимаем порядка 30 новых сотрудников. Конечно, я не провожу собеседование с каждым, но трудоустройство в компанию осуществляется через три ступени согласования – его дают непосредственный руководитель (например, начальник отдела продаж), у которого открыта вакансия, директор конкретного дилерского центра и я. Верхние уровни согласования нужны, чтобы обезопасить компанию от проблемных сотрудников.

Для этого в системе «Гандива» настроен интересный функционал – информирование о прошлых нарушениях сотрудников.

Во-первых, проверяется кредитная задолженность соискателей. Система «Гандива» автоматически обращается к открытому Интернет-ресурсу Федеральной службы судебных приставов и буквально через пару минут после формирования заявки на прием нового сотрудника в ней появляется комментарий, есть ли у человека просроченная задолженность. Это ценная информация, особенно для некоторых профессий нашей отрасли. И я могу отклонить заявку на трудоустройство, если вижу, что у соискателя большие долги.

Во-вторых, проверяются нарушения по бывшим сотрудникам, которые хотят трудоустроиться в компанию снова. Например, сотрудник когда-то предоставил необоснованную скидку клиенту, являющемуся другом или родственником, попался на нарушении и, может быть, даже был уволен по статье, и эти факты занесены в единую базу. Если человек придет к нам через два года и по нему будет подана заявка на трудоустройство, буквально через 5 минут в GANDIVA появится комментарий, какие нарушения им были накоплены за прошлый период работы и за какой проступок его уволили. Это тоже повод отклонить заявку и отказать соискателю. В нашем случае мимо системы не проскользнет никто.

Еще один удобный функционал – «Лист допуска» - ориентирован на новых сотрудников. «Гандива» обеспечивает оперативное предоставление всех нужных доступов в соответствии с должностными обязанностями специалиста, и часть доступов настраивается автоматически. Раньше все допуски предоставлялись в ручном режиме: приходилось создавать отдельные заявки, чтобы у нового сотрудника появилась корпоративная почта, подключение к «1С», были установлены необходимые приложения. Так что это важная функция, которая освобождает от большого объема механической работы.

Как мы ведем проектную деятельность?

Проекты – нетиповые, часто стратегические задачи, в решении которых может участвовать несколько подразделений. Сюда относится, например, образование нового актива (открытие автосалона, филиала в другом городе), при котором решаются в том числе кадровые вопросы.

Так, входящая в ГК транспортная компания «Агат-Логистик» в июне 2021 года открыла филиал, а перед этим надо было решить много вопросов по кадровому сопровождению: подбор персонала, составление штатного расписания, должностных инструкций, положения об оплате труда и пр. Все это осуществлялось в системе «Гандива»: проект был разделен на задачи, те – на заявки, назначены ответственные, установлен график работ.

Другой пример проектной работы – сотрудник, числящийся в кадровом резерве, переходит из одного автосалона в другой. Если это позиция директора, запускается процесс официальной передачи дел, который сопряжен с многочисленными инвентаризациями. И здесь автоматизированная система тоже незаменима.

Благодаря внедрению и использованию цифровых технологий сейчас каждый проект для нас – это четко формализованный процесс, состоящий из определенных этапов. Любой руководитель и исполнитель знает, какие действия он должен совершить, где начинается и заканчивается его ответственность. Все участники выполняют свой отрезок работы, а в итоге мы сообща достигаем очень значимого результата.

Зачем нужно мобильное приложение GANDIVA?

Проектная деятельность не дает сидеть в офисе, поэтому в основном я работаю в мобильной версии системы. В день мне приходит на согласование в среднем 30 - 50 заявок и по многим из них ответ дается по пути на работу или после окончания рабочего дня. Это удобное мобильное приложение.

Есть вопросы, которые может согласовать только директор по персоналу, без каких-либо заменяющих лиц. И такие вопросы теперь решаются, даже когда я нахожусь в отпуске. Интернет, как правило, есть везде, поэтому реагировать на заявки можно оперативно.

Как устроена мотивация наших сотрудников?

У каждой заявки существуют установленные сроки исполнения, но такое нормирование не во всех подразделениях ГК «АГАТ» напрямую связано с материальной мотивацией сотрудников. В службах по персоналу жесткой зависимости нет: у нас существуют нормативы в отношении подбора персонала, формирования какого-либо документа в департаменте по расчету зарплаты, но скорость закрытия заявки никак не влияет на оплату труда. А вот, например, количество закрытых за месяц вакансий влияет на размер материальной мотивации менеджера по подбору персонала. Эти показатели несложно посчитать в GANDIVA.

Помогают ли цифровые решения в бизнесе развиваться руководителю и его карьере?

Цифровые решения экономят время и повышают качество взаимодействия между службами. Иначе мы целыми днями звонили бы друг другу и ходили из кабинета в кабинет. А значит, за то же самое рабочее время теперь можно решить большее число задач, повысить собственную эффективность, прокачать управленческие навыки, включиться в проектную деятельность, которая раньше пугала своим масштабом. Это и есть элементы развития.

Однако успешность руководителя имеет много составляющих и далеко не всегда зависит от матрицы взаимодействия между разными службами. «Гандива» не поможет нам решить, какой следующий автосалон купить или какой бренд начать представлять в том или ином регионе. Это инструмент, который дает хороший результат при его умелом использовании. Так что сначала надо захотеть пользоваться этим инструментом и профессионально развиваться.